Votre logiciel BeDesk vous permet aussi de partager des modèles de documents entre plusieurs bases de données différentes. Cette fonctionnalité peut être très intéressante lorsque vous travaillez avec des collaborateurs «nomades» ¹⁾

Le format MDOCX est un format de fichier du logiciel BeDesk. Il permet de stocker tous les détails d'un document (les articles, la fiscalité, les commentaires, etc…) pour pouvoir les restituer dans un document d'une autre base de données.

Vous pouvez donc exporter le modèle d'un document de votre base de données dans un fichier MDOCX et le récupérer dans une autre base de données pour l'appliquer à tous types de nouveaux documents.

Illustrons cela par un exemple simple.

Imaginons que vous ayez une collaboratrice qui s'occupe d'un certain nombre de clients. Sur la route, elle conclut une offre qui est acceptée par un client.

Il lui suffit d'exporter le modèle du devis dans un fichier MDOCX et de vous l'envoyer par e-mail, éventuellement accompagné d'un fichier MCLTX <<modèle du contact>>, pour que vous disposiez du modèle de l'offre avec tous ses détails, ainsi que des coordonnées complètes du client²⁾.

Vous pouvez donc très facilement (et sans dispositif particulier) ajouter le client dans votre base de données personnelle (s'il n'y est pas déjà présent), puis créer tous types de documents en vous basant sur le modèle fourni. Bien sûr, tout cela sans rien encoder.

Par exemple, si vous réalisez la facturation, il vous suffit de créer une nouvelle facture vide pour le client concerné, puis d'importer le fichier MDOCX pour récupérer tous les détails de l'offre dans votre document. Comme vous pouvez le constater, le but est que vous n'ayez justement rien à saisir. Votre facture suivra l'ordre chronologique de votre facturier, mais tous les détails de celle-ci seront ceux qui figurent sur le devis original de votre collaboratrice.

Vous pouvez donc travailler avec plusieurs collaborateurs, chacun étant autonome. Vous pourrez échanger des documents en fonction des tâches ou des rôles que vous réalisez.

Dans ce modèle, vos collaborateurs sont des utilisateurs «nomades». Ils n'ont pas besoin d'accéder directement à votre propre base de données. Ils n'ont pas besoin non plus de disposer d'une connexion internet à tous moments pour travailler et ils peuvent vous faire parvenir leurs données d'une manière différée via un simple e-mail, ou un espace de stockage «cloud» (ou encore tout autre moyen de partage de données).

Il est très facile d'exporter le modèle d'un document dans un fichier MDOCX. Il suffit d'utiliser la fonction «Exporter vers un fichier MDOCX» du volet de fonctions «Communiquer» situé sur le panneau «Synthèse» du document.

Une boîte de dialogue apparait et vous pouvez indiquer le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier et sous quel nom.

Dans le volet de fonctions «Edition» du panneau «Synthèse» du document, vous trouverez la fonction intitulée «Importer à partir d'un modèle de document MDOCX». Cette fonction agit comme un «coller» du contenu du document. Si vous l'utilisez, tous les détails du document courant seront remplacés par ceux contenu dans le modèle.

Ainsi, dans la majorité des cas, vous créerez d'abord un nouveau document vide, puis vous le remplirez à l'aide de la fonction «Importer à partir d'un modèle de document MDOCX».

Bien entendu, si un de vos collaborateurs vous envoie un fichier MDOCX par e-mail, vous devez d'abord l'enregistrer sur votre disque dur pour pouvoir l'importer dans le logiciel.

Vous vous demandez peut-être pourquoi ne pas incorporer directement le ou les documents tels quels à partir d'une autre base de données. En fait, pour permettre les échanges de données entre des bases de données différentes, il faut faire face à un certain nombre de difficultés. La principale difficulté consiste à maintenir la cohérence et la chronologie des données. Vient ensuite l'obligation de respecter les règles de la législation en la matière.

Pour ce qui est de la cohérence chronologique des documents, vous comprenez sans doute assez facilement que dans le cadre d'une utilisation autonome, vos collaborateurs ne disposent pas exactement des mêmes données que vous. Par exemple, si vous et votre collaborateur faites des devis, chacun pour vos propres clients, il est fort probable que votre trentième devis respectif (par exemple) sera destiné à des clients différents et contiendra des détails différent. C'est tout à fait logique puisque vous travaillez chacun indépendamment l'un de l'autre. Votre activité est décentralisée.

Si vous incorporez purement et simplement le devis de votre collaborateur dans votre base de données, vous vous retrouverez avec deux devis portant le même numéro de série mais destinés à des clients différents, ce qui est incohérent. De plus, cela poserait aussi un problème légal. En effet, tous vos documents doivent avoir un numéro de série chronologique unique.

Aussi, l'utilisation de modèles est la seule méthode fiable et simple pour assurer à la fois la cohérence des données et le respect des règles en vigueur.

Il est intéressant de noter que l'utilisation de modèles a d'autres avantages. Comme on en a déjà un peu parlé dans les remarques précédentes, vous pouvez décentraliser votre activité. De cette manière vous et vos collaborateur pouvez tout à fait travailler de façon autonome et indépendante.

Vous n'avez pas besoin de disposer en permanence d'une connexion Internet ou de mettre en place un serveur dont l'installation et la maintenance peuvent s'avérer assez onéreuses. Vous disposez d'une très grande liberté et d'une mobilité inaccessible avec un système centralisé (où il est absolument requis de disposer d'une connexion internet et d'un accès à un serveur dédié pour pouvoir travailler).

En effet, dans la pratique, il n'est pas utile de dupliquer purement et simplement les documents d'un collaborateur puisque que lui-même les a déjà publiés. Le plus souvent, il sera très utile de convertir en même temps le document original dans un autre type (par exemple, convertir un devis en facture).

Ainsi, vous pouvez récupérer le contenu d'un modèle MDOCX dans n'importe quel autre type de document. Ce document portera bien sûr un numéro d'ordre chronologique qui suit celui que votre base de données applique pour ce type de document.

Vous pouvez donc déléguer les rôles de votre activité très facilement.

Par exemple, vous pouvez avoir des commerciaux qui gèrent des prospects et qui transmettent des devis ou des commandes à un autre collaborateur dont le rôle consiste à livrer des articles et à gérer un stock (éventuellement régional). Celui-ci récupère donc les modèles des commerciaux et s'occupe de les convertir en bons de livraison.

Enfin, ce collaborateur peut facilement vous envoyer ses propres modèles de bons de livraison ou une copie des commandes qu'il reçoit pour que vous puissiez assurer votre rôle de facturation finale.

A ce stade, il est nécessaire de rappeler quelques règles de bonne pratique pour éviter que votre activité décentralisée ne se transforme en pagaille.

• Définissez bien les rôles de chacun.
• Evitez qu'un collaborateur ne cumule trop de rôles en même temps.
• Veillez à établir des «étages» qui correspondent aux étapes du flux de vos documents en partant de la base et en remontant vers le sommet d'un édifice pyramidale. Ainsi, à la base vous placerez les commerciaux (devis et commandes des ventes), à l'étage supérieur les gestionnaires de stock (éventuellement régionnaux) qui s'occuperont des bons de livraison, et enfin centralisez la facturation sommet de votre pyramide (où généralement une seule personne s'occupe des factures).
• Veillez à ce que chaque collaborateur dispose d'une base de données dont le nom est unique dans votre structure. De cette manière, chaque collaborateur pourra périodiquement vous transmettre une copie de sa propre base de données que vous pourrez éventuellement restaurer sur votre propre poste. Ayant des noms différents, les bases de données ne risquent pas de s'écraser l'une l'autre au moment de la restauration sur votre poste. Pour plus d'informations à ce sujet, voyez Utilisation générale du BeDesk-Starter.