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Guide d'utilisation en ligne |
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Guide d'utilisation en ligne |
Le logiciel propose un gestionnaire de contacts puissant et facile à utiliser.
Pour accéder à vos contacts, il suffit de cliquer sur l'icône «Contacts» situé dans la barre d'icône en haut de la fenêtre de l'application.
Le panneau «Contacts» vous permet de gérer et de suivre aussi bien vos clients que vous fournisseurs.
A ce sujet, il est utile de retenir qu'un fournisseur peut aussi être un client. Pour BeDesk, un «fournisseur» est un «client» à qui vous pouvez aussi bien vendre qu'acheter. Autrement-dit, pour un «client», vous ne pouvez réaliser que des documents de vente alors que, pour un «fournisseur», vous pouvez également créer des documents d'achat.
Rappelons que les documents de vente sont les devis, les bons de commande de vente, les factures et les bons de livraison. Par contre, les documents d'achat sont les bons de commande d'achat et les bons de réception d'achat.
On peut facilement reconnaître un «client» et un «fournisseur» car ils sont représentés par des icônes différents.
 Un client |  Un fournisseur | Un «client» se distingue par un icône de «contact» marqué d'un «C» comme dans le mot «Client». Par contre, un «fournisseur» se repère aisément à l'aide de son icône de «contact» marqué d'un «F» comme dans «Fournisseur». |
Lorsque vous cliquez sur l'icône “Contacts” dans le sélecteur de vues principal situé dans la barre d'icône en haut de la fenêtre de l'application principale, vous accédez à la vue «Contacts».
La vue «Contacts» vous permet de consulter tous vos contacts qu'il s'agisse de clients ou de fournisseurs.
Cette vue centralise toutes les informations pertinentes de vos contacts:
La vue offre aussi un accès interactif à des outils très pratiques qui améliorent notablement l'ergonomie de l'application:
De cette manière, vous n'avez absolument pas besoin de lancer la moindre recherche pour accéder aux documents les plus récents du contact.
La vue «Contacts» présente aussi un récapitulatif des derniers chiffres d'affaire de vente et d'achat réalisés avec ce contact. Vous pouvez ainsi vous faire une idée très précise de l'évolution de l'activité générée par ce contact sans nécessiter aucune action supplémentaire de votre part.
La barre de titre «Contacts» est située juste au dessus de la vue «Contacts».
Cette barre vous indique que vous êtes bien en train de visualiser vos «Contacts». Bien sûr, elle vous fournit aussi d'autres informations très utiles comme par exemple le numéro de la fiche du contact courant et le nombre total de contacts enregistrés dans votre base de données.
Cette barre vous permet également de vous déplacer dans votre fichier “Contacts”.
En un seul clic vous vous retrouvez sur la fiche du tout premier contact de votre base de données.
En un seul clic, vous sauter sur la fiche du dernier contact.
Comme son nom le suggère, cet icône vous permet de passer à la fiche du contact suivant.
Vous pouvez visualiser la fiche du contact qui précède celle du contact courant.
Sous la barre de titre «Contacts», la vue présente le contact actuellement sélectionné.
La barre d'icônes verticale située à gauche vous propose toutes les fonctions et commandes les plus importantes relatives au contact courant:
Si vous cliquez sur cet icône, vous pourrez retrouver facilement vos contacts par une recherche sur mots clés. Introduisez simplement un mot ou un fragment de mot pour obtenir la liste de tous les contacts où le mot clé apparaît (dans la désignation, l'adresse ou n'importe quel champ y compris le mémo).
Pour imprimer la fiche du contact sélectionné.
Cet icône permet d'ajouter un nouveau document pour le contact sélectionné. Si le contact est un client, il peut s'agir d'un devis, une facture, un bon de commande ou un bon de livraison. Si le contact est un fournisseur, il est également possible de créer un bon de commande d'achat ou un bon de réception d'achat.
Lorsque le contact courant est un client qui accuse un retard de paiement, cet outil permet de créer facilement un extrait de compte client et de l'imprimer ou de l'envoyer directement à l'adresse e-mail du client. Cet extrait de compte client est un récapitulatif des montants payés et restant à payer. Bien entendu, le logiciel intègre ce récapitulatif dans une lettre d'invitation à payer que vous pouvez personnaliser.
Les volets de fonctions situés à droite de la vue «Contacts» regroupent les fonctions utiles pour la gestion des contacts.
Ce volet est généralement replié de manière à masquer les fonctions que vous utiliserez moins souvent. Pour voir la liste des fonctions du volet de fonctions, il suffit de cliquer sur la bordure du volet pour le déplier:
Recherchez un contact en consultant la liste de tous vos contacts dans l'ordre inverse de leurs numéros de série.
Recherchez un contact à partir de la liste alphabétique des contacts (où les contacts sont triés selon l'ordre alphabétique de leurs dénominations).
Dans cette liste triée alphabétiquement dans l'ordre des dénominations, il n'y a que des contacts «clients».
Dans cette liste triée alphabétiquement dans l'ordre des dénominations, il n'y a que des contacts «fournisseurs».
Recherchez un contact sur base d'un mot clé (ou d'un fragment de mot). Tous les champs de la fiche du contact sont pris en compte pour effectuer cette recherche.
Vous chercher un contact dont vous connaissez le numéro d'identification.
Liste de tous les documents réalisés pour le contact. Les documents sont triés du plus récent au plus ancien.
Permet de produire l'extrait de compte d'un client. Cette fonction reste accessible même si le contact «client» n'accuse aucun retard de paiement.
Cliquez sur cette fonction pour rédiger et imprimer un courrier à l'attention du contact courant.
Si vous cliquez sur cette fonction, votre logiciel BeDesk ouvre automatiquement votre programme de courrier électronique1) pour que vous puissiez rédiger directement un e-mail à l'attention du contact courant.
Cette fonction permet d'exporter les données de la fiche du contact courant vers un fichier MCLTX. Voir aussi Importation des information d'un contact à partir d'un ficher MCLTX.
Vous pouvez également exporter la fiche du contact courant sous la forme d'un fichier VCARD que vous pourrez récupérer dans votre logiciel d'agenda ou votre organiseur.
Cette fonction ouvre automatiquement votre navigateur web sur le service Google-Maps™ à l'adresse du contact. De cette manière vous pouvez accéder à toutes les fonctions de Google-Maps™ (cartes et itinéraires) directement à partir de votre logiciel BeDesk.
Pour votre facilité, vous pouvez créer un nouveau contact en cliquant simplement sur le bouton “Ajouter” situé dans la barre d'édition en bas de la vue “Contacts”…
La fenêtre d'édition s'ouvre et vous pouvez saisir les informations de votre nouveau contact.
Notez que le logiciel vous aide à éviter de saisir des contacts «doublons» (créer plusieurs fiches de contacts pour un seul et même contact déjà présent dans la base de données) en vérifiant le numéro de TVA. En effet, si vous complétez une nouvelle fiche de contact et que vous introduisez le même numéro de TVA qu'un autre contact déjà présent dans votre base de données, vous recevez un message d'avertissement.
Il est toujours recommandé de vérifier si le contact n'est pas déjà présent dans la base de données avant de créer une nouvelle fiche.
Il est très facile d'importer les informations d'un contact. Pour cela, BeDesk vous propose des fonctions très simples à utiliser et pratiques:
Le format de fichier VCARD est un format standard d'échange de données personnelles (en anglais «Visit CARD»). Il est compatible avec la plupart des logiciel de carnet d'adresses, de courrier électronique et d'appareils mobiles et assistants personnels. Il est aussi utilisé par des logiciel de messagerie instantanée comme Thunderbird et Skype™.
Pour importer un fichier VCARD, il suffit de cliquer sur l'icône «Importer VCARD».
Les informations de la fiche du contact seront actualisées à partir des données contenue dans le fichier VCARD.
Le format de fichier MCLTX est un format d'exportation et d'importation des données d'un contact conçu pour le logiciel BeDesk. Sa prétention n'est pas d'être compatible avec un grand nombre d'autres logiciels, mais plutôt d'offrir le meilleur moyen de transmettre les données de la fiche d'un contact d'une base de données BeDesk vers une autre base BeDesk.
Vous pouvez donc envoyer toutes les données d'un contact à un collaborateur à l'aide d'un fichier MCLTX.
Pour exporter les données d'un contact vers un ficher MCLTX, il suffit d'utiliser la fonction «Exporter vers un fichier MCLTX» dans le volet de fonctions «Communiquer» de la vue «Contacts».
Pour importer les données de ce contact, votre collaborateur n'aura qu'à cliquer sur l'icône «Importer un fichier MCLTX» au bas de la fenêtre d'édition d'un nouveau contact (puisqu'en général, il s'agira d'ajouter ce contact à sa propre base de données).
En utilisant cette fonction, tous les champs de la fiche du contact sont automatiquement actualisés. Il ne restera plus qu'à «Enregistrer» pour ajouter ou actualiser les données du contact.
Donc, pour envoyer la fiche d'un contact à un collaborateur «distant», il n'y a rien de plus simple. Il vous suffit de joindre le ficher MCLTX de ce contact à un e-mail et de l'envoyer à l'adresse de votre collaborateur. Il lui suffira d'enregistrer le fichier sur son disque dur pour pouvoir ensuite l'importer dans une nouvelle fiche de son propre fichier de «contacts».
Si vous souhaitez modifier les coordonnées d'un contact déjà enregistré, il suffit de double-cliquer sur la fiche du contact sélectionné ou encore de cliquer sur le bouton “Editer” de la barre d'édition située en bas de la vue “Contact”…
La fenêtre d'édition s'ouvre et vous pouvez modifier les informations du contact sélectionné.
Vous pouvez introduire toutes les propriétés importantes de votre contact:
Il s'agit d'une case à cocher qui permet d'indiquer si le contact est un client/fournisseur et non simplement un client2).
Ceci correspond au nom de la société ou de votre contact. Vous disposez de 2 lignes. Mais si vous devez introduire des informations complémentaire, vous pouvez, par exemple, adopter une forme comme celle-ci “[Société] [forme juridique] ([Nom Prénom du responsable])”… Ainsi la société anonyme TEST dont le dirigeant est monsieur Arthur disposerait d'une dénomination du genre : “TEST sa (Monsieur Arthur)”. Vous pouvez également utiliser le champ de fusion {N} qui sera automatiquement remplacé par un retour à la ligne lors de l'impression. Celui-ci vous permet ainsi d'introduire plus de 2 lignes dans la dénomination de vos contacts.
Les adresses du contact. Vous pouvez indiquer également une adresse de livraison personnalisée lorsque cette adresse est différente de l'adresse principale.
Le numéro de TVA du contact.
Pour votre facilité, BeDesk garde en mémoire le mode TVA préférentiel du contact. Lorsque vous créez un nouveau document pour ce contact, ce mode sera configuré automatiquement.
Vous disposez de deux emplacements pour indiquer les numéros de téléphone ainsi que d'un emplacement pour indiquer son numéro de fax.
Vous pouvez indiquer l'adresse e-mail de votre contact. Cette adresse e-mail sera utilisée pour les envois de documents (factures, devis, etc…) ou de relances (relances d'offres, rappel de paiements).
A toutes fins utiles, vous pouvez indiquer le nom du contact dans la société. Cette information sera automatiquement ajoutée à l'adresse postale lors de l'impression de document.
Si vous souhaitez mettre en place un système de parrainage, vous pouvez ici faire le lien entre ce contact «client» et son parrain. Vous disposez également de rapport vous permettant de gérer vos parrainages (et notamment calculer les commissions).
C'est ici que vous pouvez indiquer toutes les autres informations utiles sur le contact. Vous pouvez y éditer librement vos commentaires. La fonction de recherche des contacts sur mots clés, cherche également dans cette zone. Elle est donc très utile.
Avec BeDesk, il est très facile de retrouver un contact. Le logiciel vous propose plusieurs outils de recherche qui sont adaptés en fonction de différents aspects (ou points de vue, si vous voulez).
Si vous souhaitez réaliser une recherche générale, il suffit d'utiliser «Rechercher».
Cette méthode de recherche fonctionne sur base d'un principe très simple: Vous indiquez un mot clé et le logiciel vous propose la liste de tous les contacts dont la fiche contient au moins une occurence de ce mot.
Lorsque vous constatez que la liste de contacts est trop longue, vous pouvez affiner votre recherche en cliquant sur le bouton «Rechercher» pour ajouter un nouveau mot clé qui permettra d'éliminer tous les contacts dont la fiche ne présente aucune occurence de ce nouveau mot clé. Bien sûr, vous pouvez renouveller l'opération autant de fois que nécessaire.
Il est important de noter que la recherche comprend absolument toutes les informations de la fiche du contact. Cela signifie que la recherche prend également en compte le champ «Mémo» où vous pouvez librement indiquer toutes les notes que vous jugerez utiles.
Vous retrouverez cette fonction dans le volet de fonction «Rechercher» située à droite de la vue «Contacts»…
Bien entendu, si vous connaissez le numéro du contact dont vous souhaitez trouver la fiche, il est préférable d'utiliser la fonction «Rechercher un contact par son numéro». Cette fonction se trouve également dans le volet de fonctions «Rechercher».
Lorsque vous cliquez sur cette fonction, une boîte de requête apparait et vous demande le numéro du contact. Introduisez-le et validez. Vous accédez immédiatement à la fiche du contact.
Vous pouvez aussi consulter les listes de contacts selon d'autres critères. Voyez ci-dessous.
Cette liste répertorie tous vos contacts sans distinction par ordre alphabétique des dénominations. Attention, le tri ne tient pas compte de l'ordre prénom-nom ni des titre. Ainsi, «Monsieur Dupont» sera placé au niveau de la lettre «M» parce que la dénomination commence par le mot «Monsieur» et non au niveau de la lettre «D» de «Dupont».
Dans cette liste, les contacts sont répertoriés sans distinction dans l'ordre de leur numéro de série.
Dans cette liste, les contacts «clients» sont répertoriés dans l'ordre alphabétique de leur dénomination. Dans cette liste, les contacts «fournisseurs» sont exclus.
Dans cette liste, les contacts «fournisseurs» sont répertoriés dans l'ordre alphabétique de leur dénomination respective. Dans cette liste, seuls les contacts «fournisseurs» sont inclus.
Chaque liste vous offre la possibilité de démarrer une recherche par mots clés. N'hésitez donc pas à faire un usage intensif de cette fonctionnalité très pratique (et souvent plus rapide).
