Vous pouvez planifier la création de vos documents aisément avec BeDesk.

Par «planification» nous entendons «planifier la reconduction, prévoir le renouvellement ou l'émission d'un nouveau document identique». Ceci est très utile dans le cadre d'une location de service ou d'un système d'abonnement à renouveller au bout d'un nombre de mois déterminés à l'avance.

L'onglet “Planifier” est directement accessible en bas de la vue “Synthèse” de tous vos documents.

Vous y retrouvez les informations suivantes:

• La case à cocher “Ce document doit être reproduit”:
  Cochez cette case si vous souhaitez que le document en cours soit automatiquement reproduit après le délais mentionné.
  
  
• Le nombre de mois:
  Le délai de renouvellement est spécifié en mois.
  
  
• Le bouton “Reproduire maintenant”:
  Lorsque le délai de renouvellement est atteint, le bouton devient actif et vous pouvez recréer le document simplement en cliquant dessus.

Lorsqu'il n'y a aucun document planifié arrivé à la date de renouvellement, l'icône “Planifié” de la barre d'outils horizontale (en haut de la fenêtre de l'application) est désactivé. Par contre, lorsqu'un document est arrivé à sa date de renouvellement, cet icône est activé. Il suffit de cliquer dessus pour obtenir la liste des documents prêts a être renouvelés.

Lorsque vous sélectionnez un document dans la liste, celui-ci est automatiquement sélectionné et la vue “Planifier” est directement placée à l'avant plan.

Pour renouveler le document, cliquez simplement sur le bouton “Renouveler maintenant”.

L'abonnement est automatiquement reconduit sur le nouveau document pour une période équivalente.

Dans l'exemple, de l'illustration ci-dessus, le nombre de mois était fixé à zéro. Cela signifie que le planificateur n'attendra même pas un mois avant de planifier le prochain document.

Si nous avions introduit “1”, pour un mois, le planificateur aurait attendu un mois avant de proposer à nouveau le document dans la liste des documents planifiés. Ainsi, pour attendre, un an, il suffit d'introduire “12” (pour 12 mois).

L'attente commence à la date du document. Aussi, certains préfèrent réduire un peu la durée de la planification. Par exemple, “11” pour planifier le nouveau document dans 11 mois (c-à-d, un mois avant l'échéance réelle du contrat).