Conformément aux exigences légales, il n'est pas permis de modifier la numérotation des documents en cours d'utilisation.

Votre logiciel vous permet donc de sélectionner un mode et le numéro de départ de la numérotation des documents lors du tout premier démarrage de votre base de données.

Ces paramètres ne peuvent toutefois plus être modifiés par la suite ainsi que l'exige la loi.

Lors du premier démarrage de l'application, vous pouvez sélectionner et configurer le format de numérotation, les numéros de départ initiaux et divers autres paramètres intéressants.

Il s'agit d'une numérotation continue qui ne revient pas à 1 au début d'un nouvel exercice. C'est la numérotation recommandée dans tous les cas.

L'outil de configuration initial permet de définir quel est le numéro de départ du tout premier document de chaque type (devis, facture, etc…). Ainsi, si votre prochaine facture à faire à l'aide du logiciel est la facture 25, vous indiquez simplement 25 comme numéro de départ pour les factures.

Dans ce mode de numérotation, les numéros de série des documents recommencent à 1 au début d'un nouvel exercice annuel.

Vous pouvez fixer le tout premier numéro de départ dans l'exercice en cours (qui est aussi le tout premier que vous réalisez à l'aide du logiciel). Ceci vous permet de pouvoir continuer la suite chronologique en cours (Si vous faisiez votre gestion à l'aide d'un autre logiciel et que vous passez à BeDesk).

Vous devez sélectionner le mois de départ de votre exercice annuel. Ceci permet au logiciel de savoir à quel moment réinitialiser la série chronologique dans le cas d'une numérotation de série par exercice annuel.

Le mois de départ de l'exercice annuel est aussi important pour l'archivage et déterminer la clôture des exercices précédents.

Si vous utilisez plusieurs facturiers, vous pouvez les différencier facilement à l'aide d'un préfixe qui apparaîtra dans le format du numéro de série des documents. Ce préfixe ne fourni pas le numéro de série lui-même qui change à chaque document, mais permet d'identifier le facturier auquel appartient le document en question.

Ceci est particulièrement utile si vous devez travailler avec plusieurs devises. Dans ce cas, il faut créer un facturier par devise et y associer les contacts qui seront facturés dans cette devise.