Le logiciel vous aide à effectuer le suivi de votre gestion. Pour cela, il vous présente jusque trois icônes qui indiquent si des documents doivents être imprimés, s'il y en a qui sont en retard ou si certains doivent être renouvellés suite à une planification.

Vous pouvez voir ces icônes dans la barre d'outils principale en haut de l'application uniquement si un document présente une des caractéristiques précitées. Donc, si tout va bien, ces icônes ne sont pas affichés tout simplement (inutile de vous alarmer pour rien).

Lorsqu'un ou plusieurs documents n'ont pas été imprimés, l'icône «A Imprimer» apparait dans la barre d'icônes en haut de la fenêtre de BeDesk.

Si vous cliquez dessus, la liste des documents non imprimés apparaît. Il suffit d'en sélectionner un, puis de cliquer sur l'icône «Imprimer» pour lancer son impression. Si vous souhaitez imprimer tous les documents d'un coup, cliquez sur «Imprimer tous» dans la liste des documents à imprimer.

Si vous avez besoin de plusieurs copies de vos documents, il suffit bien sûr d'indiquer le nombre de copies souhaitées dans la boîte de dialogue «Impression» au moment de la sélection de l'imprimante liée à votre système. Tous les documents imprimés seront affectés par ce choix.

La liste «A imprimer» vous permet de ne pas vous soucier de savoir quel document a été ou non imprimé. Si un document n'a pas été imprimé, il figure automatiquement dans la liste «A imprimer».

Cette liste vous permet également de lancer l'impression de l'ensemble des documents en une seule opération. Vous pouvez aussi enregistrer tous les documents dans un «book» PDF ou les envoyer tous d'un coup à leur destinataires respectifs.

Cette liste regroupe tous les documents dont la case à coché “Imprimé” n'est pas sélectionnée. Pour faire apparaître à nouveau un document dans cette liste, il suffit donc de décocher la case “imprimé” située dans le panneau “Etats” du volet “Synthèse” du document.

Lorsqu'un document a été imprimé, la case “imprimé” est automatiquement cochée et le document n'apparait plus dans le suivi d'impression. Vous pouvez l'imprimer individuellement ce document en le sélectionnant préalablement.

Le suivi des retards suit le même principe que le suivi de l'impression.

Si par exemple une facture est en retard de paiement, l'icône «En Retard» apparait dans la barre d'icônes en haut de la fenêtre de l'application.

Si vous cliquez dessus, vous obtenez la liste des documents en retard. Les documents en retard répondent aux conditions suivantes:

• Une facture en retard de paiement:
  La case “Payé” n'est pas cochée et la date d'échéance est dépassée.
  
  
• Un devis ou un bon de commande non classé:
  La date d'échéance du document est dépassée et le document n'est pas classé (ou clôturé).
  
  
• Un bon de livraison ou un bon de réception d'achat non classé:
  La date d'échéance est arrivée, mais le bon n'est pas clôturé. BeDesk vous indique qu'il y a un retard de livraison ou de réception (à la date prévue par l'échéance - Vous pouvez donc planifier vos livraisons et vos réceptions d'articles).
  
  

Lorsque qu'une facture est en retard de paiement ou qu'un devis a été laissé sans suite au delà le la date d'échéance, un nouvel icône apparaît automatiquement dans la barre d'icônes verticale. Il s'agit de l'icône «Rappel» ou «Relance» (suivant le type de document).

Si vous cliquez sur cet icône, vous lancez l'impression d'une lettre de rappel pour la facture ou une lettre de relance pour le devis sans suite. Le modèle de lettre utilisé peut être personnalisé juste avant l'impression ou dans les options du programme.

La lettre de relance est toujours accompagnée d'une copie du document en retard. Le courrier peut être imprimé ou directement envoyé par email.

Si un client cumule plusieurs factures de retard ou qu'il est question d'acomptes ou de tranches de paiements, vous pouvez utilisez la fonction «Compte client» à partir de la fiche du client sur la vue «Contacts». Pour sélectionner la fiche du client, il suffit de cliquer sur «Plus d'infos» dans l'encadre «Contact» du document.