En 2018, de nouvelles exigences légales sont entrées en vigueur.

Ces changements impliquent des modifications importantes dans l'utilisation du logiciel. Ces modifications ont été apportées dans la version 18 de manière à vous proposer un logiciel conforme aux nouvelles exigences légales.

Parmi les changements légaux 2018 figure l'obligation de renseigner et de détailler chaque paiement reçu ou remboursé.

Cela signifie que vous ne pouvez plus gérer la notion de paiement ou d’acquittement de manière purement indicative comme dans les versions précédentes du logiciel. Pour être conforme à la législation, votre logiciel doit enregistrer vos paiements reçus et remboursés. Il n'y a donc plus de case à cocher “Payé”. C'est à présent le logiciel qui indique si la facture est payée ou non en fonction du ou des montants reçus ou remboursés. Ceci rejoint la notion comptable d'apurement : Une facture est payée lorsque le total du ou des montants reçus est égal au montant dû.

Dans la pratique donc, il n'y a plus de case à cocher “Payé”. Celle-ci est remplacée par un bouton “Montant reçu” et l'indication du solde restant dû. Lorsque le solde restant dû est zéro, la facture est payée. Pour ajouter un paiement reçu, vous cliquez simplement sur le bouton “Montant reçu”. Le logiciel vous présente alors la liste des paiements reçus et remboursés pour cette facture. Vous disposez d'un bouton “Ajouter un paiement” situé en haut à droite. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, une nouvelle boite de dialogue s'ouvre et vous pouvez dater, ventiler et commenter le paiement supplémentaire. Lorsque vous validez ce nouveau paiement est ajouté.

La loi interdit toute modification des enregistrements précédents. Ainsi, en cas d'erreur, vous pouvez corriger en ajoutant une nouvelle opération en affectant un montant par “+” ou par “-” en fonction de la correction à effectuer. Vous ne pouvez plus revenir sur un enregistrement précédent pour le corriger sur place.

A partir de 2018, toutes vos opérations qui impliquent un encaissement ou un remboursement doivent être inscrites dans un journal inaltérable.

Ceci signifie que toutes les opérations réalisées sur une facture ou une note de crédit (un avoir) doivent être inscrites dans ce journal. Cela inclut la création du document, son édition, son impression et l'enregistrement des paiements reçus ou remboursés. Chaque opération doit figurer distinctement sur une ligne du journal.

Dans la pratique, vous ne pouvez donc plus acquitter ou imprimer une facture directement lorsque vous la créez. Vous devez d'abord créer la nouvelle facture et l'enregistrer une première fois. Lorsqu'elle est enregistrée (et donc validée implicitement), vous pouvez l'imprimer ou ajouter un paiement.

Lorsque vous imprimiez une facture à l'aide d'une version précédente du logiciel, celui-ci vous demandait s'il fallait enregistrer le changement d'état “imprimé”. A présent, ce changement est enregistré d'office.

Lorsque vous ajoutiez un paiement dans une version précédente du logiciel, vous aviez la possibilité d'enregistrer ou d'abandonner l'édition de plusieurs transactions en même temps. A présent, chaque transaction nécessite un enregistrement distinct. Ainsi, pour ajouter un nouveau paiement, le document doit avoir été préalablement enregistré s'il était en cours de création ou d'édition. De plus chaque fois que vous ajoutez un nouveau paiement, celui-ci implique l'enregistrement du document avec une nouvelle entrée dans le journal d'audit.

De la même manière, pour faire apparaître la mention “Pour acquit” sur une facture, il faut d'abord enregistrer les montants reçus de telle sorte que la facture soit payée avant de pouvoir cocher la case “Pour acquit”.

Il est bien entendu que ceci augmente le nombre de manipulations nécessaires pour gérer vos documents. En l'occurrence, il s'agit de conformité avec les normes légales et de non de préférences quant à savoir si une méthode est plus pratique ou non. En tant qu'éditeur du logiciel, nous n'avons pas d'autre choix que de conformer le logiciel aux exigences légales.

A daté du 1 janvier 2018, les logiciels de caisse, de gestion et de comptabilité doivent archiver chaque opération dans un journal d'audit sécurisé. Ce journal doit permettre, lors d'un contrôle, de connaître et de retracer chaque opérations liées directement ou indirectement à un paiement reçu ou remboursé.

Ce journal doit être inaltérable et sécurisé.

Cela signifie que l'on ne peut pas en modifier le contenu, notamment en vue de le falsifier, sans que cela ne soit détectable. C'est pour cela qu'on dit qu'il est inaltérable.

De plus, le journal doit être sécurisé. On n'entend pas par là que l'on ne puisse pas y accéder ou le lire. Au contraire, le journal d'audit doit être accessible et lisible même sans nécessiter le logiciel BeDesk. La sécurisation consiste ici a s'assurer que l'on ne puisse pas ajouter ou modifier des données sans que cela soit traçable. La lois stipule qu'il ne s'agit pas seulement de protéger les données d'audit contre les modifications par un tiers, mais aussi contre des modifications non tracées effectuées par le propriétaire et détenteur des données lui-même.

Qu'est-ce que cela signifie dans la pratique ?

Et bien, les fichiers de journal d'audit sont facilement accessibles. Les fichiers sont également facilement lisibles. Toutefois, la modification d'une seule donnée du journal est immédiatement détectée par le logiciel. En outre, une méthode est fournie aux autorités pour facilement contrôler la validité d'un journal sans même nécessiter l'usage du logiciel BeDesk. C'est la méthode utilisée qui sécurise les données.

Ceci a toutefois un avantage certain pour vous. En effet, il pourrait arriver que les fichiers de votre base de données enregistrés sur votre ordinateur aient subi une altération ou une corruption. Il suffit d'un secteur défectueux le disque par exemple. Sans cette sécurisation, vous pourriez continuer d'utiliser votre logiciel sans vous rendre compte que certaines données ont été altérées. par là, vous pourriez fournir des valeurs erronées dans votre comptabilité. Avec la sécurisation de vos données à présent, la moindre altération est automatiquement détectée. Le logiciel vous en informe et vous pouvez y remédier facilement et sans risque.

Ainsi, en appliquant la loi, votre logiciel est aussi plus sûr.

En cas de contrôle, vous devez également être en mesure de fournir des archives, c'est à dire toutes les données permettant de reconstituer votre activité. Ces archives doivent être conservées et sécurisées avant toute purge.

La loi impose un archivage une fois par an (ou par exercice) pour le type de logiciel dont fait partie BeDesk. Cependant, votre logiciel applique une stratégie d'archivage en temps réels sans purge. Cela signifie que vos données d'archive sont constituées au fur et à mesure de votre utilisation et qu'elles ne sont jamais supprimées. C'est une méthode aussi utilisée par d'autres logiciels.

La création des archives ne nécessite pas plus de mémoire vive, cependant elle occupe un espace de stockage qui ne se réduit jamais. Cela-dit, l'espace occupé reste tout à fait raisonnable, voir même minime.

Certains logiciels utilisent un journal d'audit dans un format difficilement lisible sans le programme adéquat, ceux-ci doivent exporter les archives périodiquement dans un format ouvert et facile à lire. Ce n'est pas le cas de votre logiciel BeDesk. Avec BeDesk, le journal d'audit est aussi l'archive. C'est pour cette raison que le journal est enregistré directement dans un format ouvert facile à lire. Dans le cas de BeDesk, la sécurisation du journal sécurise aussi les archives.

Certains logiciels purgent les données antérieures du journal au bout d'un certain temps. Ceci oblige l'utilisateur à créer une archive distincte périodiquement avant cette purge de manière à conserver l'audit précédent. Dans ce cas, l'utilisateur doit aussi s'assurer de la conservation de cette archive indépendamment de son logiciel ou de sa base de données originale.

Dans le cas de BeDesk, le journal ainsi que l'archive sont conservées en même temps que la base de données. Comme il n'y a pas de purge, les archives sont disponibles en permanence. En outre, comme le journal est sécurisé, les archives aussi. La conservation des traces précédentes contribue d'ailleurs à augmenter la sécurité des traces suivantes. Ainsi, plus un journal est long et plus il est sûr.

Quel avantage pour vous ?

Avec BeDesk, vous n'avez pas à vous soucier de vos archives. Celles-ci sont couvertes par la même stratégie de sécurisation de conservation que votre base de données. Non seulement, vous disposez d'une copie locale sur votre ordinateur, mais la dernière sauvegarde de sécurité à distance est conservée sur notre infrastructure. Vous pouvez récupérer cette dernière facilement via le support technique ou via la page de votre compte client sur notre site.

A partir du 1 janvier 2018, vous devez disposer d'une attestation conforme qui indique que vous utilisez un logiciel qui remplit les conditions requises par la législation. Cette attestation est disponible sur la page de votre compte client BeDesk-Express.com. Il s'agit d'un document PDF sur lequel vous devez compléter votre partie. Vous devez disposer de ce document avant tout contrôle. Cette disposition touche particulièrement la France.

Notez que si vous continuez d'utiliser une version antérieure du logiciel ou une version non certifiée, vous ne pouvez pas obtenir d'attestation. Il en va de même si vous n'avez pas encore de compte client ni de licence. En effet, les références de votre compte et la version du logiciel que vous utilisez effectivement doit figurer sur l'attestation. Vous devez donc effectivement utiliser le logiciel adéquat et être enregistré.

Jusqu'à présent, vous pouviez gérer vos paiements de manière purement indicative. La législation ne le permet plus. Cela impacte non seulement l'apurement des factures mais aussi la façon de créer des notes de crédit.

A présent, il n'est plus possible d'annuler simplement une facture par une note de crédit sans l'avoir préalablement remboursée. La fonction “Annuler cette facture par une note de crédit” ne peut annuler une facture que si touts les paiements déjà reçus sur cette facture sont déjà remboursés. Vous devez donc préalablement apurer le ou les remboursements de la facture pour pouvoir accéder à la fonction “Annuler cette facture par une note de crédit”.

La fonction “Annuler cette facture par une note de crédit” crée une note de crédit (un avoir donc) qui apure la facture, la note de crédit étant elle-même apurée par la facture, le tout aboutissant à un montant dû égal à zéro.

La facturation électronique devient obligatoire dans de plus en plus de secteurs. Déjà obligatoire dans le secteur public, elle devient aussi obligatoire pour les entreprises de taille moyenne en 2018 et, pour les petites entreprises, ce sera en 2019. Il convient donc de s'adapter à ces changements légaux importants.

Une facture électronique peut se présenter sous 2 formes différentes : il peut s'agir d'une facture exportée au format PDF ou d'un fichier structuré selon des règles très particulières.

Pour des raisons de facilité, BeDesk vous propose d'utiliser tout simplement le format PDF. Il s'agit d'un format qui reste très proche du format papier habituel. Pour l'utilisateur, c'est nettement moins abstrait que de manipuler un fichier structuré qui décrit la facture dans un langage informatique totalement abscons pour la plupart des gens.

Cependant, il ne suffit pas de fournir un fichier PDF et de prétendre qu'il s'agit d'une facture, pour que ce fichier soit une facture électronique valable. On ne peut pas, par exemple, imprimer une facture sur papier, puis la scanner et présenter le fichier PDF résultant comme une facture électronique convenable. Pour produire des factures PDF valables, il faut remplir un certain nombre de conditions très rigoureuses.

Pour être valable, une facture PDF doit être lisible par les portails de gestion et de distribution de factures électroniques. Pour être lisible par ce genre de service, une facture PDF doit fournir son contenu sous la forme d'un texte facile à extraire. Voilà pourquoi une facture papier scannée et enregistrée sous la forme d'un fichier PDF ne remplit pas cette condition. Le contenu d'un fichier scanné n'est rien d'autre qu'une image. Même si on enregistre cette image sous la forme d'un fichier PDF, celui-ci ne fournit aucun contenu textuel utilisable.

Avant la version 18, votre logiciel BeDesk-Express exportait les factures sous la forme d'un fichier PDF dans lequel figurait une image du document original. A présent, pour tenir compte des changements légaux en matière de reconnaisse des factures électroniques, votre logiciel exporte les documents sous la forme de fichiers PDF avec contenu textuel que les portails de gestion peuvent facilement exploiter.

Il est toutefois important de noter qu'une facture PDF doit rester transposable par rapport à sa version papier. En d'autres termes, si on imprime une facture PDF, elle doit toujours fournir un document en tous points conforme à l'original, et ce quelque soit l'ordinateur ou l'imprimante utilisée pour l'imprimer. Or, en principe, les visionneuses PDF (les logiciels qui servent à visualiser ou à imprimer les fichiers PDF) utilisent des polices de substitution dans l'éventualité où une police de caractères utilisée pour créer le document n'est pas présente sur l'ordinateur ou le dispositif d'impression. Les polices de substitution sont évidemment très proches des polices d'origine, mais à l'impression on peut constater des différences. Cela signifie que le même fichier PDF imprimé à partir de deux ordinateurs différents ne donnera pas nécessairement un résultat en tous points identique. Or, il s'agit là d'une exigence importante.

Pour résoudre ce problème, votre logiciel BeDesk-Express doit pouvoir “embarquer” dans le PDF les fichiers de description des polices de caractères utilisées pour créer le document. De cette manière, le dispositif de visionnage ou d'impression pourra utiliser les polices fournies avec le fichier PDF. L'impression pourra alors être parfaitement identique et ce même si les polices utilisées ne sont pas présentent sur l'ordinateur de destination.

Malheureusement, toutes les polices de caractères ne supportent pas ou n'acceptent pas leur “embarquement” dans les fichiers PDF. Certaines polices disposent d'une licence qui interdit ce type d'utilisation. Du coup, il faut s'assurer que les polices que vous utilisez sont bien compatibles avec l'embarquement PDF et disposent d'une licence qui le permet. Si ce n'est pas le cas, votre logiciel vous en informe et vous invite à choisir une autre police parmi celles qui sont autorisées.