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Guide d'utilisation en ligne |
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Votre logiciel distingue les articles uniquement à partir de leurs références respectives.
Il est donc particulièrement important que chaque article dispose d'un code de référence différent. Chaque article doit donc se voir attribuer une référence unique qui permet d'identifier cet article sans aucune ambiguïté.
Une référence est un code alphanumérique (donc constitué uniquement de lettres et de chiffres) qui permet d'identifier, sans ambiguïté, un article dans votre base de données. Il est donc évident que chaque article doit disposer d'un code de référence unique qu'aucun autre article ne partage (dans ce cas, il y a doublon de référence - ce qui est une erreur de la part de l'utilisateur).
Les références sont des codes alphanumériques qui peuvent être utilisés pour identifier un article à partir de son code barre. Il est donc fortement déconseillé d'utiliser d'autres caractères que des lettres non accentuées et des chiffres. Les caractères accentués et les espaces peuvent être mal reconnus par les dispositifs de lectures (lecteur de code barre par exemple).
De plus, les caractères de ponctuation sont réservés pour mettre en oeuvre des fonctionnalités internes du logiciel.
Ces fonctionnalités sont très puissantes et utiles. Nous allons en parler directement.
Le logiciel est capable de repérer le code de référence d'un article ainsi que son numéro de lot éventuel.
Pour cela, on utilise le tiret «-» pour séparer le code de référence du code de lot. La forme générale d'une référence d'un article avec lot est donc la suivante:
«REF»-«LOT»
Le code de lot est toujours séparé du code de référence par un tiret (“-”)…
La partie située à gauche du tiret constitue la référence de l'article et la partie située à droite le code de lot.
Comme le code de lot fait partie de la référence complète de l'article, vous pouvez avoir pluseurs fois le même article mais de lots différents dans votre stock. Etant donné que le code de lot s'ajoute à la référence de base unique, chaque code de référence complet est unique. Il est donc aussi évident que chaque code de lot doit être différent au même titre que le code de référence.
Ainsi, par exemple, il est possible d'avoir 3 lots de l'article «A000A1» en distinguant chaque lot par un identifiant unique: «A000A1-L01», «A000A1-L02», «A000A1-L03». Dans cet exemple, l'article «A000A1» est proposé sur trois étagère du stock, une par lot: «L01>, «L02» et «L03».
Dans le cadre de lots de produits alimentaires, par exemple, on peut spécifier le lot à partir de la date de réception du produit. Par exemple, en exprimant la date à l'envers. Dans ce cas, le lot d'article «SALAD889» reçu le 9 janvier 2013 donne la référence «SALAD889-20130109».
Lorsque vous recherchez un article, vous pouvez simplement indiquer le début de son code de référence et le logiciel vous propose la liste de tous les articles dont la référence commence par le code que vous avez fourni.
De ce fait, rechercher un lot particulier d'un article est extrêmement simple.
Par exemple, imaginons que nous ayons les références des lots d'articles «A000A1» dont nous avons parlé plus haut, il vous suffit d'introduire «A000A1» dans la boîte de recherche pour que le programme vous propose la liste de tous les lots disponibles dans votre stock. Il n'y a pas plus simple.
Si vous souhaitez constituer des familles d'articles, il existe une solution toute simple.
Il suffit de vous arranger pour que le début des références d'une même famille soit identique.
Illustrons ceci par un exemple très simple: Imaginons que vous souhaitez constituer deux familles d'articles: les «services» et les «produits»…
Il suffit, tout simplement de décréter que tous les articles qui font partie de la famille des services ont une référence qui commence par «S» et que tous les articles qui sont de la famille des produits ont une référence qui commence par «P».
Ainsi, par exemple, les références “SLAVVIT” (“Lavage de vitres”) et “SNETSOL” (“Nettoyage de sols”) seront des références de la famille des «Services». Par contre, les références du style “PNETSOL” (“Produit de nettoyage de sols”) et “PLAVVIT” (“Produit de lavage de vitres”) seront des articles de la famille des «Produits». Tout simplement…
Bien entendu, on peut étendre ce système de familles par référence en fixant plus de catégories (en se basant toujours sur le même principe).
Par exemple, dans le cadre de la vente d'appareils électroménagers, vous pouvez établir un système de références de ce type: “TVLED«suite»” et “TVPLA«suite»” pour définir deux sous-familles «LED» et «PLASMA» appartenant à la famille des «TV»…
Donc si vous recherchez une référence et que vous introduisez simplement «TV», le logiciel vous proposera absolument toutes les références de télévisions (quelles soient LED ou PLASMA)… Par contre, si vous indiquez comme clé de recherche «TVLED», le logiciel ne vous proposera que les télévisions à écran LED.
Si vous avez utilisé une version plus ancienne du logiciel, vous avez peut-être remarqué qu'il était possible d'insérer plusieurs articles avec la même référence. Le logiciel adoptait en effet une stratégie de gestion «laxiste» des références.
Ceci avait pour but d'apporter plusieurs avantages et notamment plus de souplesse.
Mais comme aucune stratégie n'est dépourvue d'inconvénients, cette stratégie «laxiste» avait aussi ses inconvénients. Parmi ces inconvénients, il y avait le fait que l'utilisateur devait malgré tout manifester une certaine rigueur à propos des références qu'il choisissait d'attribuer aux articles.
Ainsi, les références «laxistes» permettaient d'insérer dans le gestionnaire d'articles plusieurs dénominations différentes, et / ou plusieurs prix de vente pour un même article.
Toutefois, dans ce cas, la gestion du stock était toujours réalisée sur la première occurrence de la référence que le gestionnaire trouvait et ignorait les suivante. Donc, malgré l'utilisation du terme «laxiste», il était ABSOLUMENT nécessaire de veiller à l'ordre de classement des références dans le gestionnaire. Si pour une raison quelconque la première occurence de la référence n'était pas celle de l'article sur lequel la gestion de stock devait être réalisée, la gestion pouvait être faussée.
A partir de la maintenance 2013 du logiciel, il n'est plus permit d'introduire plusieurs fois la même référence. Le but de ce changement de stratégie consiste à éviter les erreurs d'origine humaine dans la gestion.
Le logiciel vérifie donc systématiquement les références et indique une erreur lorsque plusieurs articles ont été attribués à une même référence.
Si vous souhaitez définir plusieurs désignations ou prix de vente pour un même article, vous pouvez utiliser les références synonymes.
Les références synonymes permettent de distinguer la référence de l'article réel de ses synonymes. Il n'y donc aucune ambiguïté pour déterminer sur quelle référence la gestion du stock s'applique.
D'une certaine manière, on peut considérer qu'un référence synonyme est un lien (ou un signet) qui se rapporte à la référence de l'article réel.
Lorsque vous insérez un article à l'aide d'une référence synonyme, la gestion du stock est uniquement réalisée sur l'article réel dont la référence est synonyme. Il n'y a jamais aucun mouvement de stock enregistré sur les références synonymes. Si on essaye d'appliquer un mouvement sur une référence synonyme, ce mouvement s'applique automatiquement à la référence réelle de l'article.
Les références synonymes se reconnaissent facilement. Il s'agit de la référence réelle, mais précédée d'un point d'exclamation.
Ainsi, «!A0001» est la référence synonyme de l'article réel «A0001».
Au moment d'insérer l'article à partir de sa référence synonyme dans un document, ce sont la désignation et le prix de vente de la référence synonyme qui sont utilisés. Toutefois, la gestion du stock s'applique uniquement à l'article réel.
Il n'y a rien de plus simple.
Il suffit de créer un nouvel article en reprenant la même référence que l'article réel précédée par un point d'exclamation.
Autrement dit, si vous disposez d'un article dont la référence est «ABC001». Vous pouvez créer une référence synonyme en ajoutant un point d'exclamation devant «ABC001». Ce qui donne «!ABC001» tout simplement.
Exemple:
| Ref | Designation | Prix de vente | Prix d'achat | Inventaire |
|---|---|---|---|---|
| ABC001 | Disque Dur 1To | 75,00 | 50,00 | 100,00 |
| !ABC001 | Hard Disk 1Tb | 75,00 |
Dans cet exemple, «!ABC001» et une référence synonyme de «ABC0001>. Le lien référentiel est explicite parce que toujours valable quelque soit l'ordre d'arrivée des articles dans le gestionnaire d'articles. La référence synonyme peut être placée n'importe où dans la liste d'article. Bien entendu, il est généralement plus simple de placer les synonymes juste après la référence réelle. C'est plus lisible.
On comprend également que l'on peut créer autant de références synonymes qu'on le souhaite. Dans l'exemple ci-dessus, rien n'interdit d'ajouter un synonyme pour ajouter une désignation en italien ou en espagnol. Le principe est très simple.
Si vous créez une référence synonyme d'un article réel qui n'existe pas, le gestionnaire vous signalera également une erreur au même titre que si vous aviez utilisé plusieurs fois la même référence réelle pour des articles différents.
BeDesk est également capable de gérer des articles composés. Il s'agit d'articles constitués d'autres articles ou qui nécessitent l'ajout d'articles supplémentaires (parce que liés).
Prenons un exemple simple pour illustrer ce qu'est un article composé:
Imaginons que vous fabriquiez des meubles et que vous les distribuiez d'une manière très similaire que celle d'un fabricant suédois très connu.
Si vous vendez une chaise, celle-ci est forcément constituée d'un certain nombre de pièces. Ces pièces sont certainement de plusieurs types différents et chaque type de pièce doit présenter un certain nombre d'unités.
Et bien dans cet exemple, votre chaise est un article composé.
Le moyen le plus simple consiste à utiliser l'éditeur d'articles (dont l'icône est symbolisé par un crayon situé à votre droite à coté de la liste d'articles).
Procédez comme d'habitude. Indiquez une référence, un prix, une description textuelle.
Puis, commençons à ajouter les composants de cet article composé.
Pour cela, utilisez l'outil “champs de fusion” (symbolisé par l'icône “{fx}”).
Cliquez sur “Article composé” puis répondez aux questions qui apparaissent:
Vous pouvez voir un nouveau champ de fusion ajouté à la fin de votre description. Ce champ de fusion décrit votre composition et à la forme suivante:
{ADD-ARTICLE:<référence>;<prix de vente>;<quantité>;}
Bien entendu, vous pouvez ajouter autant d'articles différent que vous le souhaitez.
Lorsque vous insérerez cet article dans un document, le logiciel vous demandera quelle est la quantité d'article que vous voulez insérer. Les quantités d'articles composants seront automatiquement multipliés par la quantité de l'article composé.
Ainsi, s'il faut 4 vis pour monter votre chaise, si vous ajoutez 3 chaises sur votre bon de livraison, 12 vis seront décomptées automatiquement du stock.
