BeDesk vous propose plusieurs méthodes pour archiver vos documents au format Portable Document Format (PDF).

La première et la plus simple consiste à utiliser la fonction “Exporter en PDF” située dans le volet de fonction “Communiquer” du panneau “Synthèse” de chaque document.

A l'aide de cette fonction, vous pouvez exporter le document courant dans un fichier PDF. Il s'agit d'un moyen facile pour archiver et garder ainsi une copie de chaque document.

Toutefois, cette méthode n'est pas toujours très pratique. En effet, si vous produisez un grand nombre de documents, la nécessité d'exporter chaque document un par un peut s'avérer assez lourd.

Ainsi, le logiciel vous propose aussi une autre méthode plus pratique lorsqu'il s'agit de traiter un plus grand nombre de documents à la fois.

Les listes de documents permettent d'exporter tous les documents sélectionnés en une seule fois. Il s'agit d'une sorte de traitement par lots.

Comment procéder ?

C'est très simple!…

Pour commencer, ouvrez une liste de documents. Si vous souhaitez archiver des factures, ouvrez la liste des factures (Fonction “Liste des factures” du volet “Rechercher” sur le panneau “Synthèse” de n'importe quel document).

Bien sûr au départ, la liste vous propose tous les documents dans l'ordre chronologique inverse (en commençant par le dernier).

Il va donc falloir réduire la sélection de documents en appliquant quelques filtres. Pour cela, cliquez sur le bouton “Rechercher” en bas de la liste de documents.

Une nouvelle fenêtre apparaît et vous permet de définir un filtre de sélection.

Imaginons, par exemple, que nous souhaitons sélectionner toutes les factures du mois de janvier 2012.

Pour cela, indiquons «YY=12» dans la zone de saisie située à droite de “qui contient”. Cochez ensuite les cases “uniquement dans les champs sélectionnés ci-dessous” et “Date”.

Cela signifie que nous allons retenir tous les documents de la liste dont l'année correspond à «12» donc «2012».

Cliquez “Rechercher”.

La liste réapparaît. Vous constaterez qu'il ne reste que les documents de l'année «2012» (bien entendu, si vous n'avez des documents que de 2012 au départ, ce filtre n'a pas d'effet).

A présent, nous allons sélectionner le mois.

C'est très simple également. Sur le même principe, nous cliquons sur “Rechercher” puis nous indiquons le filtre «MM=01» (“01” étant le numéro de mois de janvier). Nous cochons également les cases “Uniquement dans les champs sélectionnés ci-dessous” et “Date”. Enfin, nous cliquons sur “Rechercher” pour appliquer le filtre.

A présent, il ne reste plus que les factures du mois de janvier 2012.

Nous avons donc notre sélection de documents.

Pour les archiver tous en une seule opération, il ne reste plus qu'à cliquer sur le bouton “Actions”, puis l'option “Exporter” dans le format de votre choix (le visuel peut varier en fonction de la version du logiciel et du système d'exploitation, mais le principe reste toujours le même).

Indiquez le nom du fichier et le chemin où il doit être enregistré. Tous les documents seront archivés dans un seul fichier. En l'occurence, selon notre exemple, toutes les factures de janvier 2012.

Attention, n'exportez pas trop de documents à la fois. Pour créer un «archive-book», le logiciel doit créer une image de tous les documents sélectionnés et les conserver en mémoire jusqu'à la fin de l'opération. Ainsi, si vous sélectionnez 10000 documents, 10000 images devront être conservées en mémoire vive avant d'être envoyées ensemble dans le fichier PDF. La consommation de mémoire sera donc inévitablement très importante. Si elle vient à manquer, l'opération risque de se bloquer (car le programme sera mis en attente pour recevoir de la mémoire qui ne sera de toute façon plus disponible).

Malheureusement, il n'est pas possible de déterminer à l'avance la quantité de mémoire nécessaire pour cette opération, il convient donc que l'utilisateur se montre responsable et raisonnable lorsqu'il détermine le nombre de documents à exporter dans un même lot.