Gestion des dossiers

Sur le panneau synthèse de chaque document, vous disposez d'un outil très puissant pour gérer les liens entre vos documents. Il s'agit du gestionnaire de dossiers.

Comme dans la vie réelle, vous pouvez regrouper plusieurs documents dans un dossier.

Ce dossier sera le plus souvent relatif à un contrat ou à un accord particulier avec un client.

Ainsi, par exemple, il sera avantageux de pouvoir regrouper dans le même dossier le devis, les bons de commande et de livraisons ainsi que la ou les factures relatives à un même projet.

De cette manière, il est plus facile de retrouver tous les documents liés à une même affaire.

Vous pouvez aussi ajouter au dossier les documents d'achat (donc réalisés à l'attention d'un autre contact, le fournisseur). De cette manière, le logiciel peut estimer votre marge bénéficiaire et centraliser tous les éléments d'un projet qu'il s'agisse de ventes ou d'achats.

Pour illustrer cela d'une façon pratique, nous allons prendre un exemple concret…

Imaginons que vous avez un client pour lequel vous devez convenir d'une offre.

Nous allons établir un dossier et utiliser le gestionnaire de dossiers pour nous assurer de la bonne fin de ce projet.

Nous verrons également comment créer et gérer facilement des achats, estimer la marge bénéficiaire et s'assurer du suivi des factures d'acompte et de solde à l'aide d'un dossier.

A chaque fois que vous créez un nouveau document, votre logiciel BeDesk lui attribue automatiquement un nouveau numéro de dossier.

Bien sûr, on commence souvent par créer un devis. Mais, ce n'est pas une règle. Vous pouvez très bien vous limiter à une simple facture si la vente ne nécessite pas d'autres démarches.

Pour illustrer notre propos, nous utilisons un exemple concret. Ainsi créons un devis pour commencer.

Vous pouvez voir la vue «Synthèse» de ce devis plus haut dans les rubriques précédentes et le détails du panneau «Dossier» du document ci-dessous.

Comme il s'agit aussi du premier document de notre base de données d'exemple, ce devis porte le numéro de série 1. C'est également le numéro du dossier auquel le devis fait partie. Mais le numéro du dossier ne correspond généralement pas au numéro du document. Il s'agit de numéro de série différent. Mais, il faut bien commencer et au départ, on commence logiquement à partir de 1.

Aucune opération supplémentaire n'est nécessaire pour créer un nouveau dossier. Un nouveau dossier est automatiquement créé en même temps que le document.

Ceci nous permet de faire connaissance avec le volet «Vente» du dossier.

La vue est assez évidente et facile à comprendre. Il y a 3 colonnes: “Document”, “Grand total” et “Différence”. On constate également qu'il y a dans ce tableau une ligne prévue pour chaque type de document.

Dans la colonne “Document” apparaît le nombre de document du type indiqué, dans la colonne “Grand total” s'affiche le montant total de l'ensemble de documents de ce type et dans la colonne “Différence” est indiqué le montant de la différence qui peut apparaître entre les différents types de document. Ainsi, par exemple, si notre devis est basé sur une offre de 1000 euros et que seulement 900 euros sont facturés, la colonne différence indiquera -100 euros en regard à la ligne des factures pour signaler qu'il manque 100 euros dans la facturation de ce dossier.

Comme vous pouvez le constater, cette vue très simple et élémentaire est particulièrement utile.

Dans le cas qui illustre ce mode d'emploi, nous avons réalisé un devis dont le montant est de 1000,00 euros HT (ou TVA non comprise, si vous voulez). On peut d'ailleurs s'assurer que le montant indiqué est basé sur le montant HT à l'aide du sélecteur «HT/TTC» situé en haut à droite du panneau «Dossier». C'est bien le mode «HT» qui est sélectionné. Si vous changer le sélecteur de position, les montants du tableau sont automatiquement adaptés en fonction du mode choisi. Laissons-le sur «HT» pour calculer le dossier en mode hors TVA.

Si vous regardez plus à droite, vous observez un encadre intitulé «Dossier». Sous le titre de l'encadre, apparait le numéro du dossier et sous ce numéro une ligne «[Ce dossier n'a pas de nom]». Si vous cliquez sur cette ligne, une boîte de dilogue s'ouvre et vous pouvez donner un nom à votre dossier. Ceci vous permettra de la retrouver plus facilement en lui donnant un nom explicite, par exemple “Projet X”. Dans notre cas d'exemple, ce n'est pas nécessaire. Nous laisserons donc le dossier sans nom et nous travaillerons uniquement sur base des numéros de dossier. Mais comme on vient de le voir, vous avez la possibilité de nommer vos dossiers pour les reconnaître plus aisément.

Sous la ligne de nom du dossier figure un bouton «Afficher la liste des documents du dossier». Si vous cliquez sur ce bouton, vous pouvez accéder à n'importe quel élément du dossier (c-à-d, n'importe quel document du dossier). Pour le moment, il n'y a que notre devis.

Enfin, à droite, vous avez un icône intitulé «Changer le document de dossier». Nous verrons un peu plus loin à quoi sert ce bouton. Disons dans l'immédiat qu'il sert à changer le document courant de dossier.

Il y a plusieurs manière d'ajouter un document dans un dossier.

Voyons d'abord la méthode «manuelle».

En effet, maintenant que notre client à reçu l'offre, il l'a acceptée et il faut commander les articles chez le fournisseur.

Pour cela, rien de plus facile, il suffit de nous rendre comme d'habitude sur la fiche de contact du fournisseur et de créer une nouveau bon de commande d'achat.

Comme nous venons de créer un nouveau bon de commande d'achat à partir de la fiche de contact du fournisseur. Le document reçoit un nouveau numéro de série de dossier. En toute logique, dans notre cas, il s'agit bien du dossier numéro 2.

Remarquez cependant au passage que contrairement à l'offre fournie au client, le bon de commande d'achat n'est pas basé sur les montant «HT», mais bien «TTC». C'est voulu dans le cadre de l'exemple d'illustration de ce chapitre. Vous allez pouvoir constater que le gestionnaire de dossier est capable de gérer aussi bien des documents où les montants sont exprimés «TTC» que des documents où les montants sont «HT», et même les deux à la fois.

Voyons maintenant comment placer notre bon de commande d'achat dans le même dossier que notre devis.

Comme on le voit, notre bon de commande d'achat fait partie du dossier numéro 2. On se souvient que notre devis est dans le dossier numéro 1.

Cliquer sur «changer le document de dossier»…

Une boîte de requête apparait. Là, il suffit de remplacer le numéro de dossier courant du bon de commande d'achat (2) par le numéro du dossier du devis (1). Il ne reste plus qu'à appliquer, puis enregistrer la modification du document pour répercuter ce changement dans la base de donnée (il est encore possible d'abandonner ce changement tant que vous ne cliquer pas sur «Enregistrer»).

Le numéro du dossier est à présent 1.

Vous pouvez ajouter un document dans un autre dossier existant. Cependant, n'inventez pas de nouveaux numéros de dossier. Ceux-ci pourraient interférer avec le système de numérotation interne du logiciel. Si c'est le cas, le logiciel corrigera automatiquement votre numérotation de dossier lors du prochain démarrage pour rectifier les problèmes éventuels.

Profitons-en pour observer un peu plus en détails le volet “Achat” de notre bon de commande d'achat.

Ce volet est similaire au volet “Vente”. Il présente les même fonctionnalités à la seule différence que seuls les documents d'achats sont répertoriés.

Ici, nous avons bien un bon de commande d'achat dont le montant total «HT» est bien calculé. En effet, rappelez-vous que nous avons choisi de réaliser notre bon de commande d'achat sur base de prix «TTC». La TVA est donc déduite du montant total et affiché dans le tableau en «HT».

Vous pouvez donc très bien acheter vos articles chez un fournisseur étranger sans TVA et facturer la vente de ces mêmes articles avec TVA. Le gestionnaire de dossier tient compte des modes de taxes utilsés pour estimer des montants cohérents.

C'est le moment de cliquer sur l'onglet “Marge” qui dévoile le volet du même nom pour notre dossier.

La vue est à présent un peu différente. Ce qu'on remarque immédiatement, c'est qu'elle est agrémentée d'un graphe intuitif. Dans notre cas, on voit la couleur verte, ce qui signifie que tout va bien.

Mais examinons plus attentivement ce que nous avons là.

Nous avons effectivement un petit tableau récapitulatif qui comporte les lignes “Vente”, “Achat”, “Marge” et “Coefficient”.

Les lignes “Vente” et “Achat” reprennent évidemment les montants des grand totaux de vente et d'achat. La ligne “Marge” propose la différence entre les deux, soit «Vente - Achat».

Enfin, “Coefficient” est le facteur multiplicateur qui permet d'obtenir la marge. Dans notre exemple, notre prix de vente est le prix d'achat multiplié par 1,61, autrement-dit, le prix de vente représente 161% du prix d'achat (+67%).

Le graphe situé à droite de ce tableau représente les valeurs et leurs proportions respectives.

Si votre marge est insuffisante ou négative, les barres du graphe changent de couleur et passent au rouge en fonction de ce qui doit vous alerter.

Aucun calcul supplémentaire n'est nécessaire. Vous avez l'essentiel sous les yeux.

Vous noterez toutefois que les montants sont estimés sur base des maximums. Comme nous l'avons déjà vu dans le cadre de l'explication à propos du volet “Vente”, les estimations du gestionnaire de dossier sont toujours basés sur le “Grand total” le plus élevé. C'est logique, si votre dossier comporte un bon de commande de vente de 1000 euros et que vous n'avez facturé que 600 euros, il manque 400 euros qui restent encore à facturer. Ce principe s'applique à l'ensemble de la gestion du dossier.

Comme nous l'avons indiqué plus haut, le client a accepté notre offre. Nous pouvons dès lors transformer notre devis en facture. Pour cela, nous utilisons «Transformer le document» et sélectionnons «Facture».

Comme nous transformons le devis en facture, il est logique que la nouvelle facture appartienne au même dossier. Ainsi, le logiciel n'attribue pas un nouveau numéro de dossier à notre facture et celle-ci reçoit automatiquement le même numéro de dossier que le devis.

Attention, rappelons qu'il ne faut pas confondre les numéros de dossier et les numéros de série des document. Ici, notre facture d'exemple prend le numéro de série 1, parce qu'il s'agit de la toute première facture que nous réalisons. Si nous avions déjà 350 factures dans notre base de données, notre nouvelle facture porterait le numéro 351 et serait attachée au dossier numéro 1.

Le logiciel associe automatiquement tous les documents obtenus par transformation au dossier du document original. Ainsi, peu importe le type dans lequel on transforme un document, le nouveau document obtenu de cette façon doit porter toujours le même numéro de dossier.

Si on revient sur le volet “Vente” de notre dossier, on constate également que le logiciel nous donne le nombre total de documents dans le dossier, ainsi que les montants.

Comme vous l'avez remarqué dans la dernière illustration ci-dessus, la balance du volet de vente du dossier ne pose aucun problème.

Il y a une offre pour un montant total de 1000 euros et une facture dont le montant est aussi de 1000 euros.

Supposons à présent que nous ayons commis une erreur lorsque nous avons rédigé la facture et qu'au lieu de facturer des montants «HT» nous avons facturé des montants «TTC».

Voici la vue que nous aurions…

Comme vous pouvez le voir, les grand totaux des lignes “Devis” et “Factures” sont différents. Le programme nous informe qu'il y a un déficit au niveau des factures.

Dans ce cas, il suffit de retourner sur la facture et de corriger le mode de saisie des montants en cochant «HT».

Le gestionnaire de dossier ne propose donc pas seulement une vue d'ensemble des ventes et des achats. Il permet également de déceler d'éventuelles erreurs. En utilisant cet outil, vous pourrez disposer d'une gestion plus saine et exacte.

La maitrise de la balance du dossier est particulièrement utile lorsque vous réalisez des factures d'acompte, puis en finalité une facture de solde.

C'est souvent très difficile de trouver un logiciel qui soit assez souple pour permettre à un dossier d'évoluer tout en gérant en même temps un ensemble de documents pour un même compte.

Avec BeDesk, vous y arriverez très facilement. Voyons comment…

Comme son nom l'indique, une facture d'acompte (que certains appellent également «facture d'avance») est une facture à l'aide de laquelle on facture le montant d'un acompte reçu (un paiement de la part du client).

Les factures d'acompte ont l'avantage d'avoir une valeur légale plus forte que les simples reçus. Alors qu'un reçu ne précise pas que le montant est lié à une vente, la facture d'acompte permet d'associer le paiement reçu à une vente ferme et définitive.

En résumé, si vous faites un reçu, votre client peut à tous moment se désister et vous réclamer le remboursement du montant du reçu (avec éventuellement un intérêt car alors cela peut même être considéré comme un prêt d'argent). Par contre, dès le moment où vous avez facturé un acompte reçu, la vente est réputée ferme et définitive. Votre client ne peut plus vous réclamer le remboursement à moins que vous ne le fassiez dans le cadre d'un accord à l'amiable. Légalement, la facture d'acompte vous protège en tant que vendeur.

La principale difficulté avec une facture d'acompte, c'est la ventilation de la TVA. En effet, vous recevez un montant qui représente une partie du projet ou d'une offre où il y a peut-être pluseurs taux de TVA différents selon les articles. A ce niveau, il n'y a pas de miracle, il faut parfois utiliser une calculette.

Mais Bedesk vous facilite fortement la tâche. En effet, vous pouvez introduire les montants reçus en mode «TTC» (donc TVA comprise) et obtenir la ventilation de la TVA pour ces montants à l'envers. Autrement-dit, généralement, sur une facture d'acompte, on introduit une seule désignation du genre «Acompte sur la commande n°… du …», on indique le prix «TTC» (donc le montant de l'acompte), une quantité 1 et on veille à cocher le sélecteur de mode de saisie sur «TTC».

Imaginons que vous receviez 1000 euros d'acompte sur une commande dont le montant total est de 1500 euros, et que la TVA appliquable est de 21% (Belgique, mais cela peut être n'importe quel taux selon votre pays).

Creez une nouvelle facture comme d'habitude pour le client. Puis introduisez uniquement la désignation, le montant dans la colonne «Prix» et une quantité 1.

Si vous veillez à cocher la case «TTC» en haut du tableau des articles de la facture, il ne vous reste plus qu'a sélectionner le mode TVA qui correspond au montant reçu. Pour simplifier, nous avons imaginez que ce taux était le taux normal de 21% (pour la Belgique - en France, c'est 19,6%).

Comment le programme ventile-t-il la TVA ?

Il extrait la TVA à partir du montant «TTC». Nous avons donc un montant «HT» de 826,45 euros et 173,55 euros de TVA à 21%.

Vous n'avez pas à vous soucier de calculer la TVA vous-même. Le programme le fait pour vous.

Mais, comme nous l'avons dit un peu plus haut, le problème est un peu plus compliqué lorsqu'il y a plusieurs modes TVA dans l'offre.

Imaginons que nous recevons effectivement 1000 euros d'acompte mais que le total des articles à 21% de TVA n'est que de 800 euros. Le reste des articles étant à une TVA réduite de 6%. Comment procéder?

Et bien, c'est très simple. Sur votre facture d'acompte, vous créez 2 volets d'article. Le premier permettra de ventiler l'acompte reçu sur les articles à 21% de TVA et le deuxième pour l'acompte sur les articles à 6% de TVA.

Le plus simple est alors de fragmenter l'acompte en fonction des comptes qui peuvent être soldés. Dans notre exmple, on peut utiliser 800 euros à partir des 1000 pour solder les articles à 21% de TVA et mettre un acompte de 200 euros (1000-800) sur les articles à 6%. Qu'est-ce que cela nous donnera?

et..

Sur base du principe que les montants sont introduits «TTC», le programme ventile automatiquement la TVA à partir des montant TVA comprise. On obtient donc..

Et voilà!… Une belle ventilation rigoureusement exacte sans le moindre effort particulier.

On peut utiliser la zone «Note personnelle» du document pour rappeler qu'il reste 500 euros à facturer sur les articles à 6% de TVA (pour pouvoir solder le total de 1500 euros TTC).

Nous allons voir comment la gestion de dossier peut nous aider à savoir où nous en sommes. Mais avant cela, rappelons ce qu'est une facture de solde.

Une facture de solde est tout simplement la facture qui solde le compte du client. On peut la considérer exactement comme une facture d'acompte, sauf que c'est le dernier.

Généralement, une seule désignation apparaît: «Solde sur la commande n°… du …».

La somme de toutes les factures d'acompte ajoutée du montant de la facture de solde doit donner un montant égal au grand total de la commande ou de l'offre.

C'est là que le gestionnaire de dossier de BeDesk devient votre meilleur ami!…

Il suffit de vous reporter à l'explication précédemment fournie pour associer manuellement un document à un dossier. Comme vous ne reproduisez pas l'ensemble des désignations de l'offre sur les factures d'acompte et de solde, vous avez tout intérêt à partir d'un nouveau document créé au départ de la fiche de contact du client.

Lorsque le document est créé, changez son numéro de dossier pour lui attribuer le même numéro que le dossier de l'offre (ou mieux la commande de vente - il suffit alors d'y faire référence dans les factures d'acompte et de solde puisque les détails sont indiqués par le bon de commande).

De même, c'est une erreur que de transformer l'offre en facture directement pour créer une facture de solde. Vous serez obligé de supprimer tous les prix de la facture de solde ou de créditer tous les acomptes avant de les refacturer. Cette méthode est extrêmement lourde et déconseillée. Il est beaucoup plus avantageux de procéder comme expliqué ci-dessus.

En ajoutant vos factures d'acompte dans le dossier, vous pouvez suivre le compte de votre client à l'aide du volet “Vente” du dossier.

Ici, dans l'exemple qui illustre cette partie, nous avons une offre à 1500 euros «TTC». Nous avons déjà réalisé deux factures d'acompte pour un montant total de 1100 euros. Il reste donc à réaliser une facture de solde de 400 euros pour solder le compte.

Réalisons cette facture en suivant la même méthode. Nous obtenons donc la vue suivante sur le volet “Vente” de notre dossier.

Apparemment, tout va bien. Mais comme nous avons utilisé plusieurs taux de TVA différents dans ce dossier, il est judicieux de choisir le mode de vue «HT» plutôt que le mode «TTC». Nous sélectionnons donc «HT» au lieu de «TTC» et là nous constatons ceci…

Il y a une différence des montants hors TVA!… (c'est un cas imaginaire pour vous aider à comprendre l'intérêt de la méthode).

Nous avons donc certainement fait une erreur lorsque nous avons répartit les montants selon les TVA sur les différentes factures. Cela donne une légère différence rendue visible par le mode «HT».

Après une brève révision des documents, on se rend compte qu'on s'est trompé de mode TVA sur la facture de solde, et lorsque cette erreur est corrigée, on obtient des montants égaux dans les deux vues «HT» et «TTC».

Ainsi, le gestionnaire de dossier permet non seulement de suivre l'évolution de la facturation d'un compte client, mais également de déceler plus facilement les erreurs. La correction des documents est également facilitée par le fait qu'ils sont tous accessibles à partir du dossier. Aucune recherche supplémentaire n'est nécessaire.

Il est très facile de naviguer dans un dossier. Dès lors que vous avez trouvé un des document d'un dossier, il suffit de vous rendre dans le gestionnaire de dossier et de cliquer sur le numéro du dossier pour obtenir la liste de tous les documents du dossier.

Il ne vous reste plus qu'à sélectionner le document que vous souhaitez atteindre pour être automatiquement dirigé sur celui-ci.