Gestion générale des documents

Avec BeDesk, vous pouvez gérer tous vos documents très simplement. Pour votre facilité, vous pouvez accéder à n'importe quel document à partir du panneau “Documents”.

Pour accéder au panneau “Documents”, il suffit de cliquer sur le bouton de sélection de vue “Documents”.

Cette barre vous indique que vous êtes bien sur le panneau “Documents”… La barre de titre du document courant vous indique le type du document en cours (devis, facture, bon de commande, etc…) ainsi que son numéro de série et sa date.

En outre la barre de titre “Document” dispose de boutons de fonctions très utiles:

Ce bouton permet de vous positionner sur le premier document de votre base de données.

Ce bouton permet de vous positionner sur le document précédent.

Ce bouton permet de vous positionner sur le document suivant.

Ce bouton permet de vous positionner sur le dernier document de votre base de données.

Comme dans le cas de la barre de titre du panneau “Contacts”, vous pouvez aussi utiliser la roulette de la souris pour vous déplacer dans le fichier de documents. Pour cela, il suffit de placer le pointeur de la souris sur la barre puis d'actionner la roulette vers le haut ou vers le bas en fonction du déplacement souhaité.

Sous la barre de titre du document courant vous pouvez voir les onglets principaux. Ceux-ci vous permettent d'accéder aux différentes vues importantes de votre document.

Parmi les vues les plus utiles figure la vue “Synthèse” qui fourni un résumé du document.

Ensuite, vous avez l'onglet qui correspond à la vue “Aperçu”. Cette vue offre une prévisualisation de votre document tel qu'il serai, une fois imprimé.

Vous arrivez ensuite sur un autre groupe d'onglets nécessaire lors de l'édition du contenu de votre document. Il y a l'onglet “Articles” qui vous donne accès à la grille d'édition des articles de votre document. Il y a ensuite les onglets “Commentaires” et “Notes Personnelles”.

Notez que les commentaires introduits dans la vue “Commentaires” sont constitués d'un texte libre qui s'ajoute à la fin de votre document. Vous pouvez y indiquer des remarques et des commentaires à l'attention de votre client.

Par contre la vue “Notes Personnelles” donne accès à un espace dans lequel vous pouvez saisir toutes les notes personnelles que vous pourrez juger utile d'associer à votre document. Les notes personnelles ne sont pas imprimées sur le document. Vous pouvez donc vous servir de cette zone pour placer un rappel ou un commentaire qui pourrait vous être utile ultérieurement.

De plus, il est intéressant de se rappeler que les fonctions de recherche de documents sur mots clés cherchent également dans le contenu de vos notes personnelles. Vous pouvez donc y indiquer toutes les informations qui vous aideront à retrouver plus facilement un document.

Cette vue permet de visualiser rapidement le récapitulatif du document en cours (coordonnées du client, montants de TVA, totaux, etc…). Cette vue vous donne également accès aux fonctions les plus utiles par rapport au document en cours.

Pour sélectionner la vue “Synthèse”, il suffit de cliquer sur l'onglet “Synthèse” situé sous la barre de titre du document courant.

La vue “Synthèse” est constituée des éléments suivants:

• L'encadré “Contact“:
  Cet encadré vous donne les informations relatives aux contact à qui le document est adressé.
  
  
• L'encadré ”Récapitulatif des montants“:
  Cet encadré vous donne les informations relatives aux montants du document. Il s'agit notamment des totaux hors taxes, des montants de TVA, du montant TTC, du total des acomptes reçus, etc…
  
  
• Les volets de fonctions:
  Ces volets rétractables regroupent les fonctions les plus utiles par thème : ”Édition”, “Rechercher”, “Communiquer”…
  
  
• Les onglets complémentaires:
  Ces onglets vous donne accès aux vues qui vous permettent de personnaliser des paramètres supplémentaires à propos du document en cours. Par exemple, les états du document, sa planification, etc…
  
  

Cette barre comprend toutes les fonctions et commandes les plus importantes:

• Imprimer:
  Vous imprimer le document en cours ¹⁾.
  
  
  
  
• Transformer le document dans un autre type:
  Cet outil permet de transformer le document dans un autre type en un clic. Les transformations possibles dépendent du type du document d'origine (par exemple, un devis peut être transformé en tout autre type de document, mais un bon de livraison ne peut être transformé qu'en facture). Les nouveaux documents produits par transformation récupèrent le même numéro de dossier que le document original. La constitution de dossier facilite grandement le suivi (devis, commande, livraison et facture dans un même dossier).
  
  
• Rappel ou relance:
  Lorsque le document en cours accuse un retard, cet outil permet d'imprimer rapidement une lettre de relance prête à l'emploi. La lettre de relance est automatiquement adaptée au type de document (une invitation à payer pour une facture en retard, une relance commerciale pour un devis resté sans suite). Cette fonction prévient également les retards de livraison en produisant uniquement un message d'alarme dans le cas d'un bon de livraison non honoré (une lettre est inutile dans ce cas particulier de retard dans votre propre activité).
  
  

Veuillez noter que suite aux changements de législation, la fonction “Annuler cette facture par une note de crédit” disponible sur les anciennes versions du logiciel a été retirée. Elle est remplacée à présent par l'utilisation conjointe de la duplication et de la réversion des quantités d'articles menant ainsi à créer une facture rectificative dont le montant total est négatif, autrement dit : une note de crédit.

Les volets de fonctions regroupent les fonctions utiles pour la gestion des documents.Ce volet est généralement replié de manière à masquer les fonctions que vous utiliserez moins souvent. Pour voir la liste des fonctions du volet de fonctions, il suffit de cliquer sur la bordure du volet pour le déplier.

Lorsque le volet est déployé, vous accédez aux fonctions classées par menus. Si vous n'en avez plus besoin, il suffit de cliquer à nouveau sur la barre du volet de fonctions pour le replier.

1. Le volet “Édition“:
   
   
   • Modifier la date du document:
     Comme son nom l'indique, cette fonction permet de personnaliser la date du document.
     
     
   • Importer à partir d'un fichier modèle MDOCX:
     Cette fonction permet d'importer et de peupler les données du document courant à partir des informations d'un fichier MDOCX. Les fichiers MDOCX sont des fichiers permettant de partager des modèles de documents très facilement.
     
     
2. Le volet ”Rechercher“: (les icônes présentés peuvent varier en fonction du contenu de la base de données)
   
   
   • La liste de tous les documents:
     Vous pouvez retrouver facilement vos documents au travers de cette liste ordonnée (du plus récent au plus ancien) sans distinction de type.
     
     
   • La liste de toutes les factures:
     Il s'agit de la liste de toutes vos factures uniquement.
     
     
   • La liste de tous les devis:
     Si vous souhaitez retrouver un devis, utilisez de préférence cette liste.
     
     
   • La liste de toutes les commandes:
     Cette liste permet de retrouver facilement les bons de commande.
     
     
   • La liste de tous les bons de livraison:
     Retrouvez facilement vos bons de livraison en utilisant cette liste.
     
     
   • Liste des modèles:
     Liste des documents modèles.
     
     
   • Rechercher un document:
     Trouvez facilement un document en introduisant un mot clé. Il est possible de rechercher les documents sur base de plusieurs critères successifs.
     
     
3. Le volet ”Communiquer“:
   
   
   • Exporter vers un fichier modèle MDOCX:
     Cette fonction permet d'exporter les informations du document courant vers un fichier d'exportation d'un modèle de document MDOCX.
     
     
   • Exporter en PDF:
     Exporte le document en cours vers un document PDF Adobe Reader ®.
     
     
   • Envoyer par e-mail:
     Envoyez directement le document en cours à l'adresse mail du contact. Le document est d'abord converti au format PDF et est joint automatiquement à un e-mail pour l'envoi.
     
     
   • Trouver sur GoogleMap™:
     Cette fonction vous permet d'ouvrir directement votre navigateur web sur le service web GoogleMap™ à l'adresse du destinataire du document.
     
     
   • Envoyer un courrier d'accompagnement:
     Rédigez et envoyer immédiatement un courrier d'accompagnement relatif au document en cours.
     
     

L'encadré “Contact” vous indique les informations relatives au contact pour lequel le document en cours a été constitué.

Lorsque vous créez un nouveau document, les propriétés du contact sont automatiquement copiées à partir du fichier de contacts de votre base de données.

Les informations du contact sur le document sont archivées au moment de la création du document afin de conserver l'intégrité de l'historique des documents. Si, par exemple, un client déménage, seuls les nouveaux documents doivent prendre en compte la nouvelle adresse, les anciens documents doivent conserver l'adresse du client au moment de leur création. Cela signifie que le fait de modifier les informations d'une fiche de contact ne modifie pas les coordonnées que ce contact avait au moment où des documents ont été créés. Les changements de la fiche de contact ne seront pris en compte que dans le cas de la création de nouveau document.

Les propriétés du contact sur le document reprennent la dénomination de la société, l'adresse et le numéro de TVA (si le contact est assujetti).

Si vous souhaitez trouver immédiatement le fiche du contact, il suffit de cliquer sur le bouton ”Plus d'infos”…

Si cela est nécessaire, vous pouvez modifier les coordonnées du contact sur le document. Pour cela, vous pouvez utiliser “Mettre à jour”. Remarquez, toutefois, que si le document a déjà été imprimé, vous ne pouvez plus modifier les informations du contact sur le document (ceci pour des raisons légales). Si le document n'a pas encore été imprimé, vous pouvez cliquer sur “Mettre à jour”.

Bien entendu, en cas d'erreur, vous pouvez simplement décocher la case «Imprimé» dans les états du document et enregistrer pour autoriser à nouveau la personnalisation de l'adresse du contact. Toutefois, cette manipulation est déconseillée. Elle ne peut être réalisée que si votre contact n'a pas encore reçu votre document et que vous effectuez simplement une correction de dernière minute.

Vous pouvez aussi personnaliser l'adresse du contact sur le document simplement en cliquant sur l'élément qu'il convient de personnaliser. Vous pouvez, par exemple, ajouter le nom de la personne de contact. Vous pouvez aussi changer l'adresse de destination d'un bon de livraison.

Cet encadré vous présente le récapitulatif des montants qui figurent sur le document en cours.

Imaginons qu'il s'agit d'une facture, vous y trouverez les totaux hors TVA et TVA (regroupés par taux), ainsi que le total TVA comprise. Vous disposez aussi du total d'acomptes reçus et du solde restant à payer.

Pour voir ou éditer des articles soumis à un mode TVA déjà utilisé sur cette facture, il suffit de cliquer sur un montant assujetti à un mode TVA. Vous obtenez ainsi le détail du calcul…

Vous remarquerez que certains intitulés sont surlignés en bleu et d'autres en jaune. Ceux qui sont surlignés en bleu vous indiquent que vous pouvez cliquer dessus pour entrez en mode d'édition.

Par exemple, pour ajouter un acompte, cliquez sur “Acompte”…

Il en va de même pour les éléments de fiscalité.

Avec BeDesk, il est très facile de retrouver un document. Il suffit d'utiliser les fonctions du volet “Rechercher”.

Par exemple, si vous connaissez le numéro du document, utilisez la liste ordonnée des documents. Si vous ne disposez que d'une information quelconque, utiliser la fonction “Rechercher un document”.

La fonction “Rechercher un document” vous permet d'introduire un mot clé ou un fragment de mot qui vous permettra de retrouver le document dans une liste. Il s'agit du système de recherche le plus simple à utiliser qui puisse être mis en œuvre rapidement.

Si plusieurs choix sont possibles, BeDesk vous propose une liste de sélection. Si vous le souhaitez, vous pouvez élaguer cette liste de résultats en affinant votre recherche et en relançant une nouvelle recherche sur un autre mot clé.

BeDesk vous permet de «copier/coller» les valeurs textuelles de chaque zone de saisie. Vous pouvez aussi «copier/coller» et même «couper» un article d'une facture ou de la liste des articles du stock.

Cependant, il pourrait sembler intéressant de pouvoir «copier/coller» tout le contenu d'un document dans un autre.

Cela revient ni plus ni moins à utiliser le document «copié» comme un modèle pour créer d'autres documents (ceux qui sont «collés»).

BeDesk vous propose pour cela une fonctionnalité très puissante : L'utilisation de modèles.

Comme vous pourrez le constater en consultant la documentation de cette fonctionnalité, il suffit de cocher la case «Modèle» du document à «copier» pour pouvoir se servir de son contenu intégral comme d'un modèle pour produire autant de documents que l'on souhaite, de n'importe quel type (devis, factures, etc…) et pour n'importe quel client (en tenant compte automatiquement du mode TVA applicable pour ce client). La fonctionnalité «Modèle» permet également de conserver autant de «Modèles» que nécessaire pour une utilisation ultérieure et même d'affecter un nom ou un descriptif à chaque «Modèle» (pour pouvoir les retrouver plus facilement).