Gérer les états et le suivi des documents

BeDesk permet non seulement d'éditer facilement vos documents, mais aussi d'assurer le suivi de ceux-ci. Pour cela, il est indispensable de pouvoir contrôler les états des documents.

Ainsi, vous pouvez accéder aux états de vos documents en bas du panneau «Synthèse» de celui-ci.

Vous y trouverez plusieurs onglets: «États», «Échéance et conditions», «Dossier», «Fiscalité» et «Planification».

Dans ce chapitre, nous nous concentrerons sur les onglets «États» et «Échéance et conditions». Un autre chapitre traitera respectivement des onglets suivants.

L'onglet “Suivi” est directement accessible en bas de la vue “Synthèse” de tous vos documents.

Dans le cas d'une facture ou d'une note de crédit, vous y trouverez les éléments suivants: Vous y retrouvez les informations suivantes:

• “Pour Acquit”:
  Cette case indique si la facture est acquittée ou non (factures et notes de crédit). Notez que la mention “Pour acquit” sera indiquée sur la facture lors de l'impression.
  
  
• “Payé”/“Remboursé:
  Ce cadre indique “Payé” si la facture est payée ou “Remboursé” s'il s'agit d'une note de crédit remboursée.

Ne pas confondre “Pour acquit” et “Payé”. La mention “Pour acquit” ne doit être placée que sur une facture dont le montant dû a déjà été reçu au moment où elle est créée. Si le paiement est ultérieur, par virement par exemple, il ne faut jamais cocher “Pour acquit”. A ce sujet, le logiciel ne vous permet pas de cocher “Pour acquit” tant que le document n'est pas payé. De plus, si vous revenez sur un document imprimé pour y rajouter “Pour acquit”, vous devrez justifier votre modification (conformément aux exigences légales).

Dans le cas d'un autre type de document:

• “Annulé”:
  Indique que le document a été annulé (Devis, Bons de commande et de livraison).
  
  
• “Classé”:
  Indique que le document est classé (ou clôturé) (Devis, Bons de commande et de livraison).
  
  
• “Effectif”:
  Indique si le bon de commande d'achat ou le bon de réception d'achat est effectif. Un document est effectif lorsqu'il n'est pas fictif. Par défaut, tous les documents d'achat sont fictifs. Si vous cochez “Effectif”, le document courant a alors un effet sur la gestion du stock.
  
  

La législation nous oblige à présent de conserver une trace de tous paiements reçus ou remboursés pour chaque facture ou note de crédit (avoir). Cela signifie qu'il n'est plus possible de simplement cocher une case “payé” pour signaler de manière simplement indicative qu'un document est payé. Il faut à présent stipuler chaque mouvement d'argent. Vous devez donc enregistrer vos paiements reçus et remboursés pour chaque document. Lorsque le montant dû est atteint, votre logiciel considère automatiquement le document comme étant payé.

Dans cette partie, vous avez un cadre “Reste à payer” (ou “Reste à rembourser”) dans lequel figure le reste dû du document.

Ce cadre est mis en évidence en fonction de l'échéance.

Au dessus de ce cadre et dans l'alignement des montants du document, figure le bouton “Montant reçu” dans le cas d'une facture ou sur “Montant remboursé” dans le cas d'une note de crédit. Pour saisir un paiement reçu ou remboursé, cliquez sur ce bouton. Cela ouvre le gestionnaire de paiements.

Notez que tant qu'une facture n'est pas entièrement payée, vous ne pouvez pas cocher la case “Pour acquit”. Ainsi, il faut d'abord enregistrer le montant reçu avant de cocher la case “Pour acquit”.

Le gestionnaire de paiements est très simple. Il consiste en une liste de montants ventilés par moyen de paiement, datés et commentés. Vous ne pouvez faire qu'une seule chose : ajouter un nouveau mouvement. La législation interdit en effet de modifier un enregistrement précédent et encore moins de le supprimer.

Pour ajouter un nouveau mouvement, cliquer sur le bouton “Ajouter” situé en haut à droite de l'écran. Une boîte de requête vous permet de saisir votre nouveau mouvement, de ventiler les montants par moyen et de commenter. Validez et le nouveau mouvement s'ajoute à la suite des mouvements précédents.

Si vous avez commis une erreur, vous devez ajouter un nouveau mouvement correcteur (avec des montants négatifs) et justifier la raison de cette modification. Le logiciel vous assiste pour vous permettre de justifier les mouvements critiques en cas de contrôle.

L'onglet “États” est directement accessible en bas de la vue “Synthèse” de tous vos documents.

Vous y retrouvez les informations suivantes:

• “Imprimé”:
  Cette case indique si le document a été imprimé. Certaines fonctions ne peuvent plus être utilisées lorsqu'un document a été imprimé (pour des raisons légales).
  
  
• “Envoyé”
  Vous pouvez cochez cette case si vous envoyez le document par la poste. Bien sûr, si vous envoyez directement le document par e-mail à partir du logiciel BeDesk, la case “Envoyé” est automatiquement cochée (si l'opération d'envoi s'est terminée avec succès).
  
  
• “Document modèle”:
  Cette case indique que le document fait partie de la liste des modèles dont le contenu peut être directement utilisé pour créer d'autres documents.
  
  
• Alias:
  Si vous souhaitez personnaliser l'intitulé du document dans la liste des modèles, introduisez ici votre description.
  
  

L'onglet «Échéances et conditions particulières» vous offre la possibilité d'éditer l'échéance d'un document et éventuellement une ou plusieurs conditions particulières (qui se distinguent des conditions générales).

Pour modifier la mention de l'échéance et, éventuellement, ajouter vos conditions particulières, il suffit de cliquer sur le texte de la mention.

Une boîte de requête apparait et vous pouvez modifier le texte de celle-ci.

Vous remarquerez que vous pouvez utiliser les champs de fusion {ECHEANCE}¹⁾ et {ECHEANCEDATE} pour insérer respectivement le nombre de jours de l'échéance et la date de l'échéance. Ces champs de fusion sont automatiquement remplacés par les valeurs adéquates.

Ainsi, si votre mention est la suivante: «Paiement à {ECHEANCE} jours» et que vous avez établi 30 jours comme durée d'échéance, votre mention sera imprimée comme ceci: «Paiement à 30 jours».

L'utilisation des champs de fusion est très puissante et bien adaptée à une situation dans laquelle la date de l'échéance et le nombre de jours de délai de celle-ci peuvent varier d'un document à l'autre.

Vous pouvez aussi cocher la case «fin de mois» pour préciser que l'échéance commence à la fin du mois (plus précisément le premier du mois suivant).

Si l'échéance est dépassée, le programme vous l'indique également.