A partir du 1 janvier 2018, de nouvelles exigences légales entrent en vigueur. Vous avez dorénavant l'obligation d'utiliser un logiciel de gestion conforme aux exigences anti-fraude à la TVA. C-à-d, un logiciel satisfaisant aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.
Votre logiciel BeDesk doit donc répondre à ces exigences pour être conforme à la législation. Vous pouvez d'ailleurs obtenir votre attestation conforme à la loi sur la page d'administration de votre compte.
De plus, dans la pratique, cela signifie aussi que vous ne pouvez plus gérer simplement vos paiements de manière purement indicative. Vous avez maintenant l'obligation d'enregistrer chaque paiement reçu ou remboursé l'un à la suite de l'autre, avec la date et éventuellement un commentaire. C'est certainement un des changements les plus visibles par rapport aux versions précédentes du logiciel (pour plus de renseignements sur l'enregistrement des paiements voir Gérer les états et le suivi des documents).
Autre changement important qui découle directement de ne plus pouvoir gérer simplement la notion de paiement de manière indicative, la fonction “Annuler une facture par une note de crédit” disparait également. Cette fonction qui était pourtant bien pratique, ne répond pas aux nouvelles exigences. En effet, cette fonction ne permettait de créditer une facture que dans le cas où la gestion des encaissements n'était qu'indicative. L'apurement n'était pris en compte qu'au niveau du facturier et non au niveau des encaissements et des décaissements. La loi impose à présent de pouvoir tracer tous les mouvements. De ce fait, cette fonction ne peut plus être utilisée telle quelle. Elle est à présent remplacée par 2 outils qui permettent de repartir de la facture initiale pour la rectifier facilement et rapidement. Cette nouvelle façon de procéder à toutefois des avantages certains. Elle permet notamment de gérer des rectifications partielles, ce que ne permettait pas l'ancienne fonction. Par rapport à l'ancienne fonction, les nouveaux outils évitent également la création de plusieurs notes de crédit par erreur pour une même facture. Cette méthode est moins directe, mais plus sûr. Ces fonctions permettent de tenir compte du sens des opérations et aussi de leur ordre chronologique (pour plus d'informations, voyez Gérer les états et le suivi des documents).
Comme vous le voyez, même l'ordre des opérations doit être pris en compte. En effet, si vous devez rectifier une facture après l'avoir imprimée (cela peut être tout à fait légitime si vous vous rendez compte d'une erreur, par exemple), vous devrez justifier la raison de votre modification après impression. Cela doit apparaître dans un journal d'audit sécurisé et être enregistré dans des fichiers inaltérables (que vous ne pouvez pas modifier ensuite).
Pour garantir sa conformité par rapport aux exigences légales, BeDesk enregistre votre journal d'audit dans un format de fichier très facile à lire. Il s'agit d'un format ouvert qui peut se lire à l'aide d'un simple éditeur de texte comme le bloc-note ou un tableur. En outre, bien que la loi impose un archivage au minimum par exercice, BeDesk effectue un archivage en temps réels. Toute nouvelle opération est archivée immédiatement dans l'audit sécurisé qui sert aussi d'archive.
La sécurisation du journal n'est pas assurée par une restriction d'accès ou un cryptage qui le rendrait illisible son contenu. Sa sécurisation provient de la manière dont il est organisé. Toute modification du contenu du journal, aussi infime soit-elle, sera inévitablement détectée. Il n'existe aucun moyen de supprimer ou de modifier une données du journal sans que cela ne soit détectable. BeDesk ne prévoit aucune fonction de purge. La garantie de validité du journal d'audit est renforcée car, pour valider le journal il est nécessaire de disposer de celui-ci au complet et non d'une partie seulement.
Ainsi, conformément aux exigences légales, chaque opération réalisée sur une facture ou impliquant un paiement sera automatiquement répertoriée dans le journal d'audit sécurisé.
Les opérations (ou transactions) suivantes sont enregistrées:
Lorsqu'une nouvelle transaction est enregistrée, celle-ci est accompagnée d'une centaine de paramètres relatifs aux états de votre gestion, notamment vos chiffres d'affaires journaliers, mensuels et annuels (exercices). Il s'agit des informations demandées par l'administration.
Voir aussi : Piste d'audit sécurisé pour le contrôle anti-fraude à la TVA.