Créer et éditer des documents

A l'exception de la création d'un nouveau document, toutes les fonctions nécessaires pour éditer et modifier vos documents se trouvent sur la vue «Documents».

La création d'un nouveau document présente cependant la particularité de figurer sur la vue «Contacts». Ceci pour une raison logique. En effet, il est nécessaire de tenir compte des paramètres du contact pour pouvoir établir un nouveau document (notamment le mode TVA à appliquer, ou encore si le contact est un fournisseur, vous pouvez créer des documents d'achat). La création d'un nouveau document commence donc à partir de la fiche du contact pour lequel on souhaite créer un nouveau document.

Pour créer un nouveau document pour un contact, vous pouvez utiliser la fonction “Créer un nouveau document” qui se trouve dans la barre d'icône verticale de la vue “Contacts”…

En utilisant cette fonction, vous créez un nouveau document (devis, facture, bon de commande, etc… Selon votre choix). Vous créez dans le même temps un nouveau dossier (qui regroupera automatiquement tous les documents obtenus par transformation à partir du document de base - Exemple : une facture obtenue par la transformation d'un devis, portera le même numéro de dossier que le devis bien que son numéro de série en tant que facture lui soit propre).

Lorsque vous avez choisi le type de document que vous souhaitez créer, le logiciel le crée et vous propose de le compléter immédiatement. Le nouveau document recevra un numéro de série lorsque vous l'enregistrerez.

Si vous souhaitez créer un nouveau document à partir de la transformation d'un autre, vous pouvez donc utiliser la fonction “Transformer dans un autre type” de la barre d'icônes verticale de la vue «Documents».

Le sélecteur du type du nouveau document apparaît et vous pouvez sélectionner le type du nouveau document qui sera généré sur base de celui que vous êtes en train de transformer.

Note: Il faut toutefois retenir que votre document d'origine n'est pas purement et simplement transformé dans le nouveau document. Cela serait illégal. Vous devez conserver le document d'origine. Le logiciel crée donc un nouveau document du type que vous avez choisi et ce dernier sera un nouveau document (et non l'ancien document dont on aurait changer le type). Chaque document reçoit donc un numéro de série qui correspond à son ordre d'entré chronologique dans la base de données. Ainsi, si vous «transformez» un devis en facture, le logiciel créera une nouvelle facture qui portera le numéro suivant dans le facturier.

BeDesk vous propose une fonctionnalité très puissante: Utiliser des documents existants comme modèles pour en créer d'autres.

Cette fonction correspond à une sorte de copier/coller dans lequel on peut enregistrer les documents originaux (les «modèles»), les retrouver facilement en leur attribuant un nom personnalisé et les sélectionner en un seul clic pour créer un nouveau document pour n'importe quel contact.

La fonction est beaucoup plus puissante qu'un simple copier/coller. En effet, vous choisissez le modèle au moment de créer votre nouveau document, le «modèle» peut être d'un autre type (ex: un devis pour créer une facture ou un bon de livraison), et le mode TVA par défaut appliqué est fixé par le mode TVA par défaut pour le contact. Ainsi, vous pouvez utiliser un devis réalisé pour le contact «X» assujetti à une TVA de 20% comme modèle pour créer une facture pour le contact «Y» qui est exonéré de TVA. Le nouveau document sera automatiquement adapté selon le mode de taxes approprié sans nécessité de retoucher le document final.

Pour établir un document comme «modèle», il suffit de cocher la case «Document modèle» au bas du volet «Synthèse». Pour lui attribuer un nom personnalisé, cliquez sur «Alias» (juste en dessous).

Pour consulter la liste de vos modèles, voyez le volet de fonction «Rechercher».

Dès lors que vous avez établi un ou plusieurs «modèles», ceux-ci vous seront proposés lorsque vous créerez un nouveau document. Vous serez libre d'utiliser un de vos modèles ou de créer un nouveau document vierge.

Si vous recevez un acompte, vous devez l'enregistrer sur une facture. Vous ne pouvez pas l'enregistrer sur un devis, car la réception d'un paiement est considéré comme un fait générateur de la TVA. Vous avez toutefois 2 méthodes à votre disposition :

Cette méthode est très facile. Sur la facture finale, cliquez sur la case “Acompte”, introduisez le montant de l'acompte reçu et validez.

Ensuite, n'oubliez pas d'ajouter le paiement reçu en cliquant sur “Montant reçu”.

La case “Acompte” fait simplement apparaître le montant de l'acompte sur la facture. Par contre, “Montant reçu” permet d'enregistrer le ou les paiements reçus. L'acompte en fait bien sûr partie. Le simple fait de compléter la case “Acompte” n'ajoute pas le montant au paiements reçus. Vous devez l'ajouter vous-même (vous pouvez ainsi ventiler les montants si vous avez reçu par exemple un chèque et du liquide).

Si votre projet nécessite du temps, vous devrez sens doute produire une facture d'acompte pour chaque acompte reçu. A la fin, vous créerez une facture de solde avec le reste du montant dû.

Pour créer une facture d'acompte, créez simplement une nouvelle facture vierge pour le client. Cochez “Montant introduit TVA comprise” et ajouter simplement une ligne “Acompte reçu”, introduisez la date, le montant TTC et la quantité 1. Enregistrez, puis cliquez sur “Montant reçu” pour apurer la facture. Associez la facture au dossier du devis d'origine en affectant le même numéro de dossier que le devis.

De cette manière le gestionnaire de dossier vous permettra de connaître directement le solde restant dû. Vous n'aurez pas besoin de le calculer vous-même.

Veuillez à la ventilation de la TVA lorsque vous introduisez le montant reçu. Si le montant reçu est plus important que le total TVA comprise d'un mode TVA de la facture, vous devrez le ventiler à la main de manière à apurer les modes TVA en conséquence.

Dans BeDesk, une note de crédit (ou un avoir) n'est rien d'autre qu'une facture rectificative dont le montant total est négatif. Ainsi, toute facture dont le montant total est négatif est une note de crédit. Dans le facturier, les notes de crédit sont identifiées par un code “N” alors que les factures par un code “F”.

En principe, on ne crée de note de crédit que pour rectifier une facture existante. Aussi, il est très important de comprendre comment procéder pour rectifier une facture existante.

Le plus simple consiste à utiliser la fonction “Annuler cette facture par une note de crédit”. Cette fonction crée automatiquement une note de crédit liée au même dossier que le facture d'origine et annule le montant facturé. Cette fonction très pratique ne répond toutefois qu'à un seul cas de figure où la totalité du montant de la facture doit être remboursé ou annulé. Cette fonction ne gère pas non plus les éventuels mouvements de stock (si la gestion des sorties de stock est effectuée sur factures et non sur bons de livraison). Elle ne gère que l'aspect financier.

Si vous devez annuler une facture qui a déjà reçu un paiement, vous devez préalablement “rembourser” ce paiement avant de pouvoir l'annuler.

Pour cela, cliquez sur “Montant reçu” et ajouter la ligne qui correspond au remboursement de telle sorte que le montant total reçu soit remis à zéro. Ainsi, si la facture a déjà reçu un paiement de 100 euros, vous devez enregistrer un remboursement de -100 euros (de telle sorte que 100 - 100 = 0 euro).

Ce “remboursement” peut être réel, si vous remboursez effectivement le client. Au quel cas, vous introduirez la date et le numéro de l'extrais de la transaction bancaire. Il peut aussi être virtuel, si par exemple, vous devez remettre ce montant reçu sur une nouvelle facture. Dans ce cas, bien entendu, vous devez ajouter le montant “remboursé” de la facture à annuler comme paiement reçu sur la nouvelle facture.

Comme nous l'avons déjà dit plus haut, la fonction “Annuler cette facture par une note de crédit ne tient compte que de l'aspect financier. Cette fonction n'a aucun effet sur le stock.

Pour pouvoir annuler une facture, celle-ci doit être déjà “remboursée” (si un paiement reçu avait été enregistré, il faut préalablement le retirer par une opération négative avant de pouvoir annuler la facture).

En cliquant sur “Annuler cette facture par une note de crédit”, votre logiciel exécute les opérations suivantes:

1. Crée une note de crédit dont les montants sont correctement ventilés par mode TVA de manière à annuler chaque part correspondante à la facture originale.
2. Ajoute la référence et le montant de la note de crédit aux paiements reçus de la facture d'origine, ce qui annule le débit et apure la facture de tout paiement dû.
3. Ajoute la référence et le montant de la facture aux paiements reçus de la note de crédit, ce qui annule le crédit par le débit de la facture. De cette manière le compte est remis à zéro.

En finalité, les montants hors TVA et TVA de la facture sont annulés par la note de crédit en fonction de la ventilation adéquate. De plus, les montants correspondants aux paiements à recevoir ou à rembourser sont également annulés.

Dans les situations où le raccourci “Annuler cette facture par une note de crédit” ne suffit pas, vous pouvez bien sûr créer facilement une note de crédit à partir d'une facture qui le nécessite légitimement. Pour cela, vous pouvez créer une nouvelle facture, y placer les articles à rembourser et la lier au dossier de la facture d'origine.

Bien entendu, cela nécessite un grand nombre de manipulations.

Pour éviter cela, votre logiciel vous propose une facilité intéressante. Son principe est simple : (1) créer un double de la facture originale, (2) supprimer les articles qui ne font pas l'objet du remboursement et inverser la quantité des articles restant à rembourser.

Pour (1) créer un double de la facture originale, utiliser la fonction “Dupliquer le document” dans le menu “Edition” à droite du panneau “Synthèse” de la facture originale. Attention, ne confondez pas avec l'icône “Transformer dans un autre type de document” qui se situe dans la barre d'icônes à gauche. La fonction “Dupliquer” se trouve bien dans le menu “Edition” du volet de fonctions situé à droite sur l'écran. Votre logiciel vous demandera de confirmer et s'il faut associer automatiquement la nouvelle facture au dossier de l'originale. Bien sûr, il faut répondre par l'affirmative. De cette manière vous disposer d'une nouvelle facture identique à l'originale et classée dans le même dossier.

Pour transformer ce double en note de crédit (rappelons qu'une note de crédit est une facture dont le montant est négatif), (2) il ne vous reste plus qu'à inverser la quantité des articles à rembourser. Ainsi, si vous devez rembourser l'article A dont la quantité était 10 sur l'originale, faite en sorte que sa quantité soit à présent -10. Du coup, le montant devient négatif.

Pour votre facilité, vous n'avez pas besoin de saisir la nouvelle quantité. Il suffit de sélectionner la ligne de l'article concerné et cliquer sur l'icône “inverser la quantité” dans la barre d'outils en dessous de la table d'articles.

Si vous n'effectuer qu'une rectification partielle, supprimer les articles qui ne sont pas concernés. De cette manière, il ne reste plus que les articles dont l'annulation (et le remboursement) fait l'objet.

De même que pour l'inversion des quantité, il suffit de sélectionner la ligne de l'article à supprimer et de cliquer sur l'icône de la fonction “couper” de la barre en dessous de la grille des articles.

Vous avez votre note de crédit prête. Enregistrez-la. La partie financière liée au facturier est rectifiée.

Si vous avez configuré votre gestion de stock sur les factures et activé la prise ne charge des mouvements négatifs, le logiciel tiendra compte des quantités négatives pour replacer les articles en stock.

Il est bien évident que pour faciliter la gestion du stock et éliminer les complications ainsi que les risques d'erreurs qui résultent de la composition des notes de crédit en vue de rectifier le stock, vous avez tout intérêt à utiliser les bons de livraison. En utilisant les bons de livraison pour assurer le suivi des sorties du stock, vous découplez la partir financière de la partie logistique. Cela vous permet donc d'utiliser la fonction “Annuler cette facture par une note de crédit” même si vous gérez le stock.

Il reste à présent à enregistrer les mouvements de paiements et de remboursements.

Sur la facture originale, soldez-la à l'aide du montant de la note de crédit dans la ventilation “Autres” et indiquez la référence de la note dans le commentaire.

Sur la note de crédit, indiquez le montant de la facture annulé par la note de crédit dans la ventilation “Autres” et indiquez la référence de la facture dans le champ “Commentaire”.

La somme des 2 montants doit donnée zéro.

Ne changez rien sur la facture originale. Son historique se termine comme cela.

Sur la note de crédit, enregistrez votre remboursement en le ventilant correctement. Ainsi, si vous remboursez 100,00 euros par virement bancaire, indiquez -100,00 dans le champ “Virement” et le numéro de l'extrait ou de l'opération bancaire dans le commentaire.

De cette manière en cas de contrôle, les mouvements d'argents ou de caisse sont tracés ainsi que l'impose la loi.

Pour ajouter ou modifier des articles sur un document, cliquez d'abord sur l'onglet «Articles» du panneau «Document».

Ensuite, en fonction des besoins, vous pouvez cliquer sur le sélecteur de mode TVA qui correspond au mode de TVA appliqué à vos articles.

Il existe une autre possibilité d'accéder aux articles d'un document. Il suffit, en effet, de cliquer sur le montant d'un groupe de TVA dans l'encadre «Récapitulatif des montants» pour atteindre les articles assujettis à ce mode de TVA…

Pour obtenir plus d'informations sur la gestion des documents, voyez la rubrique «Gestion des documents»…

La vue «édition des articles» (onglet «Articles» du panneau «Document») est conçue pour donner rapidement un aperçu concis du contenu du document et permettre une édition très rapide.

Toutes les colonnes sont toujours présentées. Si vous ne souhaitez pas introduire d'information dans une colonne ou même une ligne, vous êtes totalement libre.

Les colonnes sont les suivantes:

• Date:
  Permet d'indiquer la date d'un service par exemple.
  
  
• Ref:
  Il s'agit de la colonne “référence”. Dans cette colonne, vous pouvez introduire le code de référence d'un article. Ce code sera validé par le gestionnaire d'articles et les colonnes “Description” et “Prix” seront automatiquement complétées.
  
  
• Description:
  Vous pouvez indiquer la désignation de l'article ou du service.
  
  
• Prix:
  Il s'agit du prix unitaire de l'article. Si la case «Les montants sont introduits TTC» du volet “Récapitulatif des montants” est cochée, le prix unitaire s'entend TVA comprise. Si la case n'est pas cochée, les prix sont introduit hors TVA.
  
  
• Quantité:
  Il s'agit effectivement de la quantité. (Notez que même lorsque qu'un service est réalisé pour un prix forfaitaire, il est légalement obligatoire d'indiquer une quantité - Dans ce cas, la quantité sera 1 puisqu'une fois le prix unitaire équivaut au prix unitaire).
  
  
• Remise:
  Dans cette colonne, vous pouvez indiquer la valeur de remise appliquée à l'article. Notez que si vous souhaitez réaliser une remise en %, vous devez indiquer le sigle ”%“ après la valeur. En effet, “10,00” équivaut à une remise de 10,00 euros, quelque soit le montant de l'article, alors que “10,00%” correspond à une remise de 10% sur le montant de l'article.
  
  
• Montant:
  Cette colonne correspond au montant total de l'article. Ceci correspond au calcul suivant : (Prix x Quantité) - Remise. Cette colonne n'est donc pas éditable.
  
  

Notez que toutes vos saisies doivent être validées soit par l'appui de la touche <Entrée> ou de la touche de tabulation <TAB> (qui permet notamment le passage à la cellule suivante). Si vous souhaitez valider votre saisie tout en revenant sur la cellule précédente, utiliser la combinaison de touches <Maj>-<TAB>.

Toute autre frappe sur le clavier ou un simple double-clic de la souris permet d'entrer en mode d'édition.

Notez également que l'édition des désignations (autrement-dit, les descriptions d'articles) autorise l'utilisation des styles (GRAS, ITALIQUE, SOUS-LIGNE ou toutes combinaisons de styles), de textes avec retours à ligne multiples et du copier/coller.

Vous remarquerez toutefois que l'éditeur de désignation s'ouvre «par dessus» la grille d'articles du document. Vous ne pouvez quitter l'éditeur de désignation qu'en validant votre saisie ou en l'abandonnant.

Pour Valider votre saisie et vous déplacer sur la cellule suivante, vous pouvez utiliser la touche <TAB> ou la combinaison de touches <Maj>-<TAB> (comme expliqué plus haut).

Vous pouvez aussi cliquer sur les icônes de validation de la barre d'outils de l'éditeur:

• Valider et revenir sur la cellule précédente
  Il s'agit du bouton affiché en haut à gauche de la boîte de saisie.
  
• Valider et passer à la cellule suivante
  Il s'agit du bouton affiché en haut à droite de la boîte de saisie.
  
• Abandonner les modifications et ne pas changer le contenu de la cellule
  Vous disposez de cette fonction en cliquant sur l'icône «Abandonner» qui se trouve lui à droite dans la barre d'icônes de la boîte de saisie.
  

La barre d'icônes de l'éditeur propose aussi d'autres fonctions très utiles comme une correcteur orthographique intégré et un menu de champs de fusion (voyez ci-dessous pour plus d'informations sur les champs de fusion et leur utilisation).

Il est possible d'appliquer une remise sur un ou plusieurs articles dans la grille d'édition des articles.

Toutefois, il peut aussi s'avérer utile d'appliquer une remise générale sur tous les articles d'un même volet. Pour cela, il suffit d'introduire la valeur de remise dans la case «Remise» placée au dessus du montant total hors TVA.

Si vous introduisez la valeur “10,00%”, vous effectuez une remise de 10,00% sur le total des articles de la grille. Si vous indiquez “10,00”, vous effectuez une remise de 10 euros.

Lorsque vous êtes en mode d'édition des articles sur le document, la barre d'icône verticale change. Elle comporte dorénavant les icônes “Enregistrer” et “Abandonner”…

Si vous souhaitez enregistrer les modifications apportées au document, vous devrez cliquer sur “Enregistrer”. Si vous ne souhaitez pas reporter vos modifications dans le fichier, cliquez sur “Abandonner”.

En dessous des tables de détails d'articles, vous pouvez voir la barre de commande d'édition de la table d'article située juste au dessus. Cette barre contient les petits icônes qui symbolisent les principales commandes d'édition. Les commandes sont généralement appliquées à l'article sélectionné dans la table.

Les commandes disponibles sont les suivantes:

• Permuter vers le haut:
  Permet de faire monter l'article sélectionné d'une ligne.
  
  
  
• Permuter vers le bas: Idem mais vers le bas.
  
  
  
• Insérer une ligne vide:
  Si vous souhaitez insérer une ligne vide à hauteur de la sélection, cliquez sur cette fonction.
  
  
  
• Insérer un article:
  Utilisez cette fonction pour insérer un article à partir de la liste des articles du gestionnaire d'articles.
  
  
  
• Inverser la quantité de l'article:
  Utilisez cette fonction pour insérer le signe de la quantité de l'article sélectionné. Avec cette fonction, un article dont la quantité est 5 sera remplacé par une quantité négative -5. Cette fonction permet de créer des factures rectificatives ou des notes de crédit à partir du double d'une facture originale.
  
  
  
• Coller:
  Coller un article préalablement copié ou coupé.
  
  
  
• Copier:
  Copier l'article sélectionné dans la presse-papier.
  
  
  
• Couper:
  Couper l'article sélectionné et placer une copie dans la presse-papier. Contrairement à la fonction “Supprimer”, l'article est coupé même si la ligne n'est pas vide.
  
  
  

Il peut parfois être utile d'ajouter certaines informations dans la description d'un article. Ces informations peuvent dépendre directement d'une valeur évaluée lors de la composition du document.

Pour ajouter un champ de fusion, il faut éditer la désignation d'un article. Puis cliquez sur l'icône «champ de fusion» dans la barre d'édition.

Imaginons que vous deviez indiquer le prix de l'article en toutes lettres (pour une administration, par exemple). Il suffit de placer votre curseur d'édition au bon endroit dans la description, puis de cliquer sur le menu de champs de fusion et de sélectionner l'entrée ”En toutes lettres“ / “Prix”…

Un champ de fusion apparaît automatiquement dans la description: {ENLETTRES:PRIX}

Lors de l'impression du document, ce champ de fusion sera automatiquement remplacé par le prix de l'article en toutes lettres.

Ainsi, si l'article coûte 10,50 euros, le champ de fusion sera remplacé par ”dix Euros cinquante“…

Autrement-dit à l'impression du document, la phrase ”Le prix de l'article est {ENLETTRES:PRIX}.“ s'imprimera ”le prix de l'article est dix Euros cinquante.“ dans votre document.

Il en va de même pour tous les champs de fusion disponible dans le menu.

BeDesk a la particularité d'utiliser des «champs de fusion» dans les éléments textuels principaux, comme par exemple les désignations d'article.

Ces «champs de fusion» sont des clés qui sont remplacées lors de l'impression du document un peu à la manière d'un publipostage. Cette caractéristique est très utile et peut s'avérer extrêmement puissante pour résoudre les problèmes et étendre les possibilités du logiciel à vos besoins propres.

Vous constaterez qu'il y a plusieurs types de champs.

Les champs de fusion courants sont simplement remplacés par une valeur. Par contre, les champs de fusion spéciaux peuvent littéralement modifier le document, faire des calculs etc…

Les champs de fusion courants sont simplement remplacés par la valeur qu'ils symbolisent au moment de l'impression du document.

Prix unitaire de l'article en toutes lettres.

Quantité de l'article en toutes lettres.

Montant de l'article en toutes lettres.

Prix unitaire de l'article.

Quantité de l'article.

Montant de l'article.

Remise accordée sur l'article.

Si l'article est associé à une date, insère celle-ci.

Code de référence complet de l'article.

Uniquement le code de référence principal de l'article.

Uniquement le code du lot associé à la référence de l'article.

Remet à zéro le compte sous-total «SUM» du dernier groupe d'articles.

Insère le sous-total du compte du groupe d'articles depuis le dernier {SUM:RESET}.

Remarquez toutefois que la somme ne comprend pas le montant de l'article courant mais bien de tous les articles jusqu'à celui-ci.

Remet à zéro le compte sous-total «SUM1» du dernier groupe d'articles.

Insère le sous-total du compte du groupe d'articles depuis le dernier {SUM1:RESET}.

Remarquez toutefois que la somme ne comprend pas le montant de l'article courant mais bien de tous les articles jusqu'à celui-ci.

Remet à zéro le compte sous-total «SUM2» du dernier groupe d'articles.

Insère le sous-total du compte du groupe d'articles depuis le dernier {SUM2:RESET}.

Remarquez toutefois que la somme ne comprend pas le montant de l'article courant mais bien de tous les articles jusqu'à celui-ci.

Remet à zéro le compteur d'articles «CNT».

Insère le nombre d'articles comptabilisés depuis le dernier {CNT:RESET}.

Comme dans le cas de {SUM}, {CNT} compte les articles jusqu'à l'article courant non inclus.

Remet à zéro le compteur d'articles «CNT1».

Insère le nombre d'articles comptabilisés depuis le dernier {CNT1:RESET}.

Comme dans le cas de {SUM1}, {CNT1} compte les articles jusqu'à l'article courant non inclus.

Remet à zéro le compteur d'articles «CNT2».

Insère le nombre d'articles comptabilisés depuis le dernier {CNT2:RESET}.

Comme dans le cas de {SUM2}, {CNT2} compte les articles jusqu'à l'article courant non inclus.

Insère une ligne de séparation horizontale sur toute la largeur de la désignation.

Le logiciel vous propose également des champs spéciaux dont l'usage peut s'avérer très utile et puissant.

Ajoute l'intitulé d'une unité (ex:m2, m3, km, g, kg, l, etc…).

Pour cela, il suffit de remplacer la partie de l'expression «…» par l'intitulé de l'unité.

Par exemple, si la quantité est 10,00 et que le champ unité {UNIT:kg;} est inséré dans la désignation, la colonne “Quantité” affichera 10,00 kg et non seulement 10,00.

Il est aussi possible de formater la valeur de la colonne “Quantité” en heures et en minutes à l'aide de {UNIT:HEURES;}. Dans ce cas, si la valeur de “Quantité” est 7,50, elle sera affiché sous la forme 7:30 pour 7 heures 30 minutes qui correspond bien à 7 + 1/2.

Insère le prix de l'article précédent.

Insère la quantité de l'article précédent.

Ajoute le montant de l'article précédent.

Ce champ spécial délimité par les balises {COMMENT} et {/COMMENT} permet d'insérer dans la désignation d'un article un texte qui ne sera pas affiché lors de l'impression du document. Cependant, le texte que ce champ contient peut être recherché.

Le champ {COMMENT} permet donc d'ajouter des notes personnelles dans les désignations d'article. Il peut s'agit d'un aide mémoire par exemple.

Mais, ce champ est encore plus utile.

En effet, comme les fonctions de recherches basées sur mots clés peuvent utiliser le contenu des champs {COMMENT}, on peut s'en servir pour y placer des mots clés qui permettront de retrouver plus facilement les occurences de l'article. On peut considérer que {COMMENT} permet de placer des «tags» ou de permettre d'indiquer l'intitulé d'une catégorie.

Par exemple, on peut placer un champ «{COMMENT}CAT:SERVICES{/COMMENT}» dans la désignation des articles pour indiquer qu'ils appartiennent à la catégorie «SERVICES». Ainsi, si on recherche des articles sur base du mot clé «CAT:SERVICES» on obtiendra la liste de tous les articles de la catégorie.

De même si on recherche les documents en indiquant le mot clé «CAT:SERVICES», on obtiendra la liste de tous les documents dans lequel il y a au moins un article de la catégorie «SERVICE».

Bien entendu, sur le même principe, rien n'interdit qu'un article appartienne à plusieurs catégories. Par exemple, «{COMMENT}CAT:SERVICES CAT:LOCATION{/COMMENT}» permet de retrouver un article aussi bien dans la catégorie «CAT:SERVICES» que «CAT:LOCATION».

Le style et le nombre de catégories possible ne dépend que de vos besoins et de votre imagination.

Comme son nom l'indique, ce champ spécial permet d'exécuter une macro dès lors que l'article est inséré dans un document.

Les macros sont écrites en langage BMacro, le langage de scripts intégré au logiciel BeDesk. Pour savoir comment programmer une macro, référez-vous à la syntaxe de ce langage. Toutefois, son écriture est relativement simple.

Par exemple, si vous insérez le champ «{MACRO}“Bonjour!”{/MACRO}» dans une désignation, la macro insèrera le mot «Bonjour!» à la place de la macro dans le texte de la désignation.

Bien sûr, cet exemple trivial n'a aucune utilité. Cependant, comme vous allez le voir plus loin, les macros savent faire des calculs et le résultat de ces calculs peuvent être inséré dans la désignation ou remplacer le prix unitaire ou la quantité de l'article courant. Dès lors, les macros deviennent des outils très puissants.

Ce champ peut s'utiliser dans une macro et est remplacé avant l'exécution de la macro par la valeur numérique du champ {SUM}, mais sous une forme directement utilisable par la macro. En effet, le champ {SUM} est, en réalité, remplacé par une chaîne de caractères qui réprésente le montant de la somme. Par contre, {MACRO:SUM} lui fourni le montant sous la forme d'un nombre que l'on peut utiliser dans les calculs.

Ainsi, si on insère «{MACRO} * {MACRO:SUM} 0.5 {/MACRO}» dans une désignation, et que {SUM} vaut 10 000,50 euros, {MACRO:SUM} sera remplacé par 10000.5 (sans espace et avec un point qui remplace la virgule). De ce fait, la formule de la macro sera équivalente à «{MACRO} * 10000.5 0.5 {/MACRO}». Autrement-dit 10000.5 * 0.5, ce qui donnera comme résultat «5000.25».

Insère le compte d'articles depuis {CNT:RESET} sous la forme d'un nombre utilisable dans une macro.

Idem que {MACRO:SUM} mais pour «SUM1».

Idem que {MACRO:CNT} mais pour «CNT1».

Idem que {MACRO:SUM} mais pour «SUM1».

Idem que {MACRO:CNT} mais pour «CNT1».

Idem, mais avec les valeurs de {PRECED:PRIX}, {PRECED:QUANTITE} et {MACRO:PRECED:MONTANT}.

Comme dans le cas de {MACRO:SUM}, ces champs peuvent être utilisés pour le calcul d'une taxe sur un article particulier (en l’occurrence celui qui précède).

Par exemple, dans la cas d'une taxe sur les imprimantes et photocopieuses de 3,75%, il suffit de faire suivre l'article de l'imprimante par un article dont la désignation contient la macro «{MACRO} * {MACRO:PRECED:MONTANT} 0.0375 {/MACRO}» pour calculer le montant de la taxe sur le prix de l'imprimante (s'il est introduit hors TVA bien sûr).

Dans cette formule, {MACRO:PRECED:MONTANT} récupère le montant de l'article précédent (dans notre exemple, l'imprimante). Si ce montant est 1 000,00 euro, notre macro calcule: 1000 * 0.0375, ce qui donne 37.5.

Nous allons à présent voir comment insérer ce montant dans la colonne «Prix» à l'aide d'un champ spécial.

Pour expliquer le fonctionnement de ce champ, nous allons reprendre l'exemple du champ précédent (veuillez vous y référer si nécessaire).

Nous avons en effet utilisé les champs spéciaux {MACRO} et {MACRO:PRECED:MONTANT} pour calculer la taxe de 3,75% sur les imprimantes.

Toutefois, dans l'état, le montant de la taxe apparaît dans la désignation de l'article. Ce n'est pas très utile. Nous allons donc à présent utiliser {CHANGE:PRIX} pour affecter ce montant au prix unitaire de l'article courant. Pour cela, rien de plus simple, écrivons: «{CHANGE:PRIX}{MACRO} * {MACRO:PRECED:MONTANT} 0.0375 {/MACRO}{/CHANGE:PRIX}».

Si nous appliquons, on remarque que le montant n'apparaît plus dans la désignation, mais bien dans la colonne «Prix».

Si nous changeons le prix de l'imprimante (qui est l'article qui précède), on remarque que le montant de la taxe est immédiatement recalculé en conséquence.

Bien sûr, on peut indiquer simplement “1” dans la colonne «Quantité», mais il est intéressant de noter que l'on peut également calculer de la même manière la quantité de l'article courant.

Le champ {CHANGE:QUANTITE} fonctionne exactement sur le même principe que {CHANGE:PRIX}. Cependant, ce n'est pas le prix unitaire de l'article qui est modifié, mais la quantité.

Il existe d'autres champs de fusion que vous pouvez utiliser lors de la rédaction d'un courrier ou d'un commentaire. Veuillez consulter la documentation de ces sections pour plus de renseignements.

Dans la liste des champs de fusion ci-dessus, vous avez certainement remarqué les champs {SUM}, {SUM1} et {SUM2}. Il y a aussi les champs {CNT}, {CNT1} et {CNT2}, sans oublié les champs {QUANTSUM}, {QUANTSUM1} et {QUANTSUM2}.

Ces champs de fusion permettent de mettre facilement en œuvre jusque 3 niveaux de sous-totaux successifs ou imbriqués.

Comment mettre en œuvre plusieurs niveaux de sous-totaux ?…

Prenons un exemple : Imaginons que nous avons 2 groupes d'articles pour lesquels nous souhaitons afficher à titre indicatif les sous-totaux respectifs et, ensuite, le sous-total de l'ensemble des montants des 2 groupes réunis.

Pour cela, nous utilisons les champs de fusion {SUM1} et {SUM2} pour afficher les totaux de chaque niveau respectif et {SUM1:RESET} ainsi que {SUM2:RESET} pour les réinitialiser correctement.

Notre grille de détails pourrait donc ressembler à ceci:

Ce qui donnera à l'impression:

Notez que les champs {SUM1:RESET} et {SUM2:RESET} n'apparaissent pas à l'impression et que {SUM1} et {SUM2} sont remplacé par la valeur de la sommes des montants des articles depuis la dernière occurrence de {SUM*:RESET}.

De plus, il est intéressant de retenir que les sous-totaux ainsi calculés sont purement indicatifs et ne modifie en rien le calculs des montants du document.

Il est possible d'ajouter facilement des articles dont le prix dépend d'un sous-total précédent. Par exemple, pour ajouter le montant d'une commission.

BeDesk-Express offre la possibilité d'utiliser à la fois des champs de fusion et des macros de manières à automatiser l'insertion de tels articles.

Pour cela, repartons de l'exemple ci-dessus.

Imaginons que nous devons ajouter une ligne supplémentaire avant le SOUS-TOTAL AB où il sera calculé et ajouté le montant de la commission d'un sous-traitant à concurrence de 10% du montant du dernier sous-total.

On pourrait directement ajouter à la main une ligne du genre:

Mais il faut faire le calcul à la main et ne pas oublier de recalculer le montant de la commission à chaque fois qu'un des prix plus haut sera modifié.

On peut donc créer un article à référence qu'il suffira d'insérer au bon emplacement de manière à le laisser calculer lui-même le prix correct sans plus avoir besoin de le réviser ultérieurement.

Pour cela, nous allons utiliser des macros dans la désignation.

Insérons ceci dans la colonne «Désignation»:

Commission de 10% sur B:
{CHANGE:PRIX}{MACRO}* 0.1 {MACRO:SUM1}{/MACRO}{/CHANGE:PRIX}
{CHANGE:QUANTITE}1{/CHANGE:QUANTITE}

N'indiquons rien du tout dans les colonnes «Prix» et «Quantité». Le prix sera fixé automatiquement par la macro {CHANGE:PRIX}{MACRO}* 0.1 {MACRO:SUM1}{/MACRO}{/CHANGE:PRIX} et la quantité sera établie à 1 par la macro {CHANGE:QUANTITE}1{/CHANGE:QUANTITE}.

Nous obtenons donc ceci à l'impression:

Remarquez au passage que la somme indicative située sous l'insert de notre article «Commission» a été adaptée en conséquence.