Modification manuelle des éléments du stock

Vous pouvez, à tous moment, modifier ou corriger votre liste d'articles.

Pour cela, ouvrez le panneau «Articles», sélectionnez l'article que vous voulez modifier. Pour modifier le contenu d'une cellule du tableau, double-cliquez dessus à l'aide de la souris. Ensuite, commencez à éditer à l'aide du clavier.

Il est cependant très déconseillé de modifier la référence d'un article sans bonne raison. Si vous avez réalisé un document dans lequel vous avez saisi cet article, le document est lié à l'article dans le gestionnaire de stock. Les modifications que vous réalisez dans ce document ont un effet sur votre stock.

De ce fait, si vous modifiez le code de référence de l'article dans le gestionnaire de stock, vous brisez le lien que cet article a avec le document. Rappelez-vous que c'est uniquement le code de référence qui lie l'un et l'autre.

Bien entendu, Le logiciel est assez souple pour vous permettre de réaliser les corrections qui s'avèrent nécessaires. Toutefois, vous devez être attentif aux éventuelles conséquences des modifications que vous entreprenez. Il est de loin préférable de créer un nouvel article avec une nouvelle référence que d'essayer de recycler les codes de références pour des articles différents.

De plus, lorsque vous ajoutez un article dans un document, la référence ainsi que la désignation et le prix de vente sont copiés et archivés dans le document. Si vous modifiez la référence d'un article dans le gestionnaire de stock, la modification que vous réalisez ne sera pas automatiquement reportée dans le document (qui doit resté inchangé puisqu'il est archivé).

Vous pouvez toutefois supprimer les références d'articles qui ne sont plus utilisés. Il peut s'agir par exemple d'un article que vous vendiez l'année précédente dont vous ne disposez plus d'aucune unité et dont plus aucun document courant n'utilise la référence.

Il est conseillé de réaliser régulièrement des contrôles de votre stock physique. A l'occasion de tels contrôles, vous pouvez constater une différence par rapport à votre stock théorique (géré par le programme).

Vous pouvez simplement rectifier l'inventaire de cet article en modifiant la valeur de la colonne «Inventaire».

Cette correction sera enregistrée dans le journal des mouvements.

Vous pouvez très facilement ajouter manuellement des articles «à recevoir». Pour cela, sélectionnez l'article dont il faut modifier le nombre d'unité à recevoir. Puis cliquez sur l'icône «Ajouter à recevoir».

Une boîte apparait et vous demande le nombre d'unité à recevoir qu'il faut ajouter au nombre déjà à recevoir. Donc, tout simplement, si vous allez recevoir 10 unités supplémentaires, indiquez 10. Ne tenez pas compte de la quantité déjà à recevoir, c'est le logiciel qui fait le calcul pour vous. Si par exemple, vous avez déjà 35 unités à recevoir et que vous indiquez 10, lorsque vous validez la colonne «à recevoir» contiendra la valeur 45 pour indiquer 45 unité à recevoir (35+10).

Il n'est pas conseillé de modifier directement le contenu de la cellule. Dans la pratique, toutes les erreurs sont d'origine humaine. Vous avez donc toutes les chances d'être à l'origine des soucis de votre gestion de stock et non votre ordinateur ou votre logiciel.

Votre logiciel vous offre la possibilité de pouvoir rectifier votre gestion vous-même. Toutefois, dans votre propre intérêt, il est préférable d'utiliser les outils que votre logiciel vous propose. Ceux-ci son conçu pour votre facilité et éviter que des erreurs s'infiltre dans votre gestion (par inattention par exemple).

Vous venez de recevoir des marchandises et vous ne souhaitez pas réaliser un bon de réception d'achat. Vous pouvez ajouter les unités directement dans votre stock à la main. Pour cela, il suffit de cliquer sur «Approvisionner le stock».

Cette fonction adopte le même principe que «Ajouter à recevoir» dont nous avons parlé précédemment. Après avoir sélectionné la ligne qui correspond à l'article à approvisionner, une boîte apparaît et vous demande le nombre d'unités à ajouter à l'inventaire.

La fonction effectue le réassortiment de l'article en ajoutant le nombre d'unité au dénombrement actuel. Mais, en plus, si des unités sont à recevoir, le nombre d'unités reçues sont automatiquement déduites. Donc vous actualisez l'état «Inventaire» et «A recevoir» en une seule opération.

Outre la recherche de facilité, cette fonction est plus sûre que si vous modifiez vous-même directement les cellules de votre tableau. Comme nous l'avons déjà dit dans cette documentation, les erreurs sont toujours dues à des causes humaines. Une seule faute d'inattention et une valeur erronée est introduite dans votre gestion. Les fonctions proposées par le logiciel sont prévues pour limiter cette probabilité.

Comme dans le cas de la fonction précédente, toutes vos modifications de l'inventaire sont enregistrées dans le journal des mouvements.