Gestion du stock à l'aide des documents de vente et d'achat

BeDesk propose un système de gestion du stock très souple. Vous pouvez, par exemple, effectuer des opérations manuelles pour actualiser votre stock, rectifier un inventaire, ou ajouter des articles à recevoir sans nécessairement devoir créer un document de réception d'achat. Mais le gestionnaire va bien plus loin en proposant des fonctions plus complètes à l'aide des documents.

Vous utiliserez généralement des documents de vente pour enregistrer les sorties de votre stock (c-à-d, les articles que vous livrez à votre client).

Pour cela, vous utiliserez plus particulièrement les bons de livraison.

Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi vous servir des factures comme document de sortie. Bien entendu, il est nécessaire de faire un choix entre les deux types de document. Vous ne pouvez pas utiliser les deux en même temps pour la même fonctionnalité au niveau de la gestion du stock. Si vous ne réalisez jamais de bon de livraison, vous pouvez sélectionner «Factures» dans les options de l'application pour la gestion du stock. Mais si vous devez, même de temps à autre, réaliser un bon de livraison (pour différer la facturation par exemple, ou livrer en plusieurs fois), vous devrez sélectionner «Bons de livraison» (l'option par défaut) et réaliser systématiquement un bon de livraison pour chaque sortie du stock.

Dans cette documentation, nous considérerons que vous avez choisi les bons de livraison pour enregistrer les sorties de votre stock.

Vous pouvez créer un bon de livraison à partir d'un devis, d'un bon de commande de vente ou même d'une facture.

Généralement, le bon de livraison reprend la liste des articles et le nombre d'unités à livrer au client. Vous pouvez configurer l'application pour voir apparaître les colonnes qui font mention du prix et de la référence des articles. Mais par défaut, ces colonnes sont masquées sur le bon de livraison.

Cependant, au bas du bon de livraison, vous pouvez faire apparaître un encadré où apparaissent les intitulés «Signature» et «Pour accord». De cette manière, lors de la livraison, votre client peut signer le document et confirmer la réception des articles.

Au niveau de la gestion du stock, le bon de livraison constitue le document de sortie idéal (vous pouvez aussi choisir d'utiliser les factures si vous ne faites pas de bons de livraison).

Lorsque vous enregistrez un bon de livraison, les quantités des articles référencés sur le bon de livraison sont déduites de votre stock. La quantité de la colonne «Inventaire» est donc diminuée du nombre d'unités livrées.

Le bon de livraison affecte le stock dès lorsqu'il est enregistré dans votre base de données.

Si vous créez un nouveau bon de livraison et que vous l'enregistrez. Toutes les unités des articles référencés sont déduites de l'invenatire de chaque article respectif.

Si vous modifiez un bon de livraison existant, seules les différences sont appliquées au stock.

Par exemple, si vous modifiez un bon de livraison qui comprent 10 articles «A0001» en modifiant la quantité à 20. Seul 10 unités diminueront votre inventaire puisque les 10 précédentes avaient déjà été comptabilisées.

De même, si vous supprimez carrément un article du bon de livraison au diminuez la quantité à livrer, cette quantité est restituée en conséquence dans votre inventaire.

Les bons de livraison (ou les factures si elles sont choisies comme documents de sortie) n'affectent JAMAIS la colonne «à recevoir». Ainsi, même si vous diminuez la quantité à livrer sur un bon de livraison existant, la quantité restituée dans l'inventaire ne s'ajoute pas à la quantité «à recevoir».

Le logiciel gère aussi les bons de commande d'achat. Ce type de documents est dédié à la gestion des achats.

Bien sûr, les achats ont aussi un impact sur la gestion de votre stock.

Lorsque vous créez un bon de commande d'achat, vous avez la possibilité de prévoir la réception de nouvelles unités des articles commandés auprès de votre fournisseur.

Cependant, il est important de noter que pour votre logiciel, les bons de commande d'achat sont toujours FICTIFS par défaut contrairement aux autres types de document.

Pour quelles raisons?

Contrairement aux bons de commande de vente, les bons de commande d'achat n'ont pas la valeur légale d'un contrat. Si vous envoyez un bon de commande d'achat à un fournisseur, il est tenu de vous confirmer la réception de votre bon de commande d'achat par un bon de commande de vente réalisé par ses propres soins.

Sur ce point, il ne faut pas confondre un bon de commande d'achat avec un bulletin d'achat. Souvent sur les bulletins d'achat figure un grille à compléter et un intitulé «Bon de commande». Un bulletin d'achat n'est rien d'autre qu'un formulaire qui permet au client de noter les articles qu'il souhaite commander. Ce document n'a pas non plus la force légale d'un bon de commande de vente.

Donc, dès lors que vous recevez un bon de commande d'achat de la part d'un de vos clients, vous avez tout intérêt à lui confirmer la bonne réception de sa commande en lui fournissant un bon de commande de vente réalisé par vos propres soins. Ceci conclut le contrat de vente d'une manière définitive et irrévocable.

Enfin, très souvent on peut créer un bon de commande d'achat fictif pour l'ajouter à un dossier et s'en servir ainsi pour calculer la marge bénéficiaire d'un projet. Dans ce cas, seuls les prix sont considérés. Un bon de commande d'achat fictif n'a aucun effet sur le stock.

Vous pouvez aussi créez un bon de commande d'achat effectif. Pour cela créez un nouveau bon de commande d'achat comme d'habitude, à partir de la fiche de contact du fournisseur, puis rendez-le effectif en cochant la case «bon de commande d'achat effectif» dans le panneau «Etats» du document.

Votre bon de commande d'achat devient significatif pour votre gestion de stock. Un bon de commande d'achat effectif augmente la quantité «à recevoir» des articles commandés auprès de votre fournisseur.

Lorsque vous modifiez un bon de commande d'achat effectif, seules les différences sont reportées dans la gestion du stock. Un bon de commande d'achat n'affecte que la colonne «à recevoir».

Si vous décochez la case «bon de commande d'achat effectif», vous annulez un bon de commande effectif. Le document rendu fictif, les quantités d'articles attendues référencées par le document sont retirées des quantités «à recevoir».

Bien sûr, annuler un bon de commande d'achat fictif n'a aucun effet sur le stock.

Pour enregistrer les entrées de votre stock, c-à-d l'ajout des unités reçues, vous pouvez créer des bons de réception d'achat.

Un bon de réception d'achat n'a pas de valeur légale. Il s'agit d'un document qui vous permet d'enregistrer (ou si vous voulez de confirmer) la réception d'articles et de les ajouter d'un seul coup dans le stock.

Attention!… Les bons de réception d'achat, comme les bons de commande d'achat sont toujours FICTIFS par défaut. Pour qu'un bon de réception d'achat affecte le stock, la case «bon de réception effectif» doit être cochée dans le panneau «Etats» du document.

On peut très bien se servir d'un bon de réception d'achat dans un dossier pour notifier que les fournitures nécessaire à la réalisation d'un projet sont disponibles ou qu'elles le seront à une date précisée. Dans ce cas, le document fictif est uniquement utile dans le cadre de la gestion interne du dossier ou du projet. Son rôle n'est pas d'affecter le stock physique réel.

Pour créer un bon de réception d'achat effectif, il suffit de créer un nouveau bon de réception d'achat comme d'habitude, puis de cocher la case «Bon de réception d'achat effectif» dans le panneau «Etats» du document.

Les articles ajouté sur le bon de réception d'achat affecteront alors le stock.

Comment?…

Les unités reçues sont ajoutées à l'inventaire et retirées de la quantité «à recevoir».

Comme dans le cas des autres types de document, seules les différences sont reportées dans la gestion de stock.

Si vous diminuez une quantité reçue, la différence est retirée de l'inventaire et ajoutée à la quantité «à recevoir».

Si vous décochez la case «bon de réception d'achat effectif», les articles du bon de réception sont retirés de la colonne «Inventaire» et ajoutés à la colonne «à recevoir».

Comme vous avez pu le constater en lisant les explications qui précèdent, la gestion du stock est basée sur trois aspects importants:

1. les sorties
2. les prévisions
3. et les entrées.

Pour cela vous disposez de trois types de documents:

1. les bons de livraison (ou les factures selon votre choix)
2. les bons de commande d'achats effectifs
3. et les bons de réception d'achats effectifs.

Certains documents permettent de réaliser plusieurs opérations en même temps. Par exemple, un bon de réception d'achat effectif actualise l'inventaire, mais aussi la quantité «à recevoir».

De plus, ces documents peuvent être utilisés d'une manière fictive pour la gestion interne de vos dossiers et projets, ou d'une manière effective lorsqu'il affecte réellement le stock.

On comprend dès lors que certains changements d'états du document peuvent être critiques pour la cohérence de la gestion du stock. Par exemple, si vous classez un document fictif, parce qu'il ne nécessite plus de suivi particulier, puis vous cochez la case «effectif» pour le faire passer du stade «fictif» à «effectif» alors qu'il n'est plus sensé être en cours.

Si vous entreprenez ce genre de changements «critiques», le logiciel vous avertit par une boîte d'alerte et vous demande s'il faut tenir compte de votre changement dans la gestion du stock.

Ce dispositif vous permet d'éviter de fausser votre stock suite à une erreur de manipulation.

Bien entendu, vous avez la possibilité de confirmer votre choix et d'appliquer effectivement le changement avec toutes ses conséquences. Comme cela peut effectivement ce justifier pour corriger certaines erreurs, c'est l'utilisateur qui décide en dernier recours.