Gestion générale des articles et du stock

BeDesk vous permet de gérer facilement et rapidement vos articles à références et votre stock. Pour accéder au gestionnaire d'articles et du stock, cliquez “Articles” dans le sélecteur de vue principale…

Le gestionnaire d'articles peut gérer aussi bien des articles physiques que des services ou même certaines taxes. En lisant ce chapitre, vous découvrirez comment tirer le meilleur de votre gestion d'articles.

BeDesk vous simplifie grandement l'utilisation d'articles à référence et la gestion de votre stock…

Une vue simple et facile à utiliser pour gérer facilement vos articles (qu'il s'agisse d'articles physique, de service ou même certaines taxes) et de suivre l'état de votre stock.

En haut de la liste des articles, vous disposez de plusieurs filtres qui permettent de sélectionner les articles en fonction de différents critères. Ceci améliore la vue que vous avez sur vos articles en réduisant celle-ci à un ensemble d'articles qui répondent uniquement aux critères que vous avez sélectionnés.

Vous pouvez sélectionner les articles en fonction de leur état «actif»/«en veille».

Vous pouvez limiter la vue aux articles appartenant uniquement à une catégorie ou à d'autres critère de catégorie. Il suffit de sélectionner le filtre adéquat.

Le panneau “Articles” est composé principalement de la liste des articles présenté sous la forme d'un tableau. Ce tableau vous présente les informations suivantes:

Dans cette colonne, vous pouvez indiquer si un article est «actif» ou «en veille». Les articles «en veille» ne sont plus pris en considération lors des différentes opérations de gestion. Cette option est très utile pour éliminer de la vue les articles que vous n'utilisez plus.

Vous pouvez indiquer une catégorie pour chaque article. Cette information est optionnelle. Si vous indiquez une catégorie, vous pouvez utiliser les filtres de la vue pour sélectionner et n'afficher que les articles d'une certaine catégorie. Ceci améliore la facilité de gestion.

Il s'agit de la référence de l'article.

Vous pouvez référencer tous vos articles qu'il s'agisse d'articles physiques, de services et même certaines taxes (notamment éco-taxes).

Notez qu'il est particulièrement important de veiller à la qualité de vos références. Evitez les doublons (plusieurs articles avec le même code de référence), les caractères de ponctuation et les espaces (ces caractères peuvent être utilisés pour associer une fonction à la référence - voyez ci-dessous).

En outre, la gestion de stock ne peut être réalisée que sur base des articles ayant une référence qui leur est propre. Il n'est pas non plus possible d'insérer un article privé de référence dans un document via la fonction «Insérer un article à référence» (cette fonction ne s'applique qu'aux articles correctement référencés).

Il s'agit de la désignation de l'article.

La désignation permet bien sûr d'indiquer la descrition textuelle de l'article. Vous pouvez éditer une désignation constituée de plusieurs lignes de texte. La longueur du texte disponible s'adapte automatiquement au nombre de lignes nécessaires pour imprimer le texte dans vos documents. Si vos désignations le nécessitent, vous pouvez éditer des désignations de plusieurs pages.

Notez toutefois, que le logiciel compte tous les caractères saisis. Si vous ajouter des sauts de ligne au bas d'une désignation, ces sauts de lignes seront inclus dans le document. Ce qui peut augmenter l'espacement avant le placement de l'article suivant.

Il est aussi important de noter que la désignation des articles est la zone de saisie «fourre-tout» de l'article. L'objectif étant de limiter volontairement le nombre de colonnes et ainsi le nombre d'informations à compléter systématiquement pour chaque article. Or, les informations introduites dépendront principalement du type de l'article et des besoins applicatifs. Par exemple, il peut être intéressant d'ajouter l'unité d'un article vendu au litre, mais cette information peut être totalement inappropriée s'il s'agit d'un service ou d'un forfait.

La méthode proposée permet donc d'ajouter les informations «optionnelles» qui peuvent être différent pour chaque articles sans imposer l'édition d'un tableau chargé de toutes les options alors même que la plupart sont inutiles.

Lorsque vous ajoutez un article dans un document, votre logiciel BeDesk analyse la désignation et extrait automatiquement les informations optionnelles que vous y avez ajouté. Chaque article peut donc avoir un aspect et une méthode de traitement totalement personnalisée. A ce niveau, votre logiciel BeDesk propose une des méthodes les plus puissantes pour répondre aux besoins applicatifs les plus complexes d'une manière très simple.

Enfin, la désignation peut contenir également des champs de fusion courants qui sont simplement remplacés au moment de l'impression du document par la valeur qu'il représente. Il peut s'agir du prix de l'article en toutes lettres, du rappel de la référence, d'un sous-total, du comptage du nombre d'articles, etc…

Vous pouvez aussi carrément insérer des macros dans vos désignations. Les macros sont délimitées par des champs spéciaux. Les macros permettent de réaliser des calculs, de modifier le prix d'un article, d'automatiser certaines saisies et ainsi de modifier le comportement du logiciel pour qu'il puisse répondre au besoins les moins courants.

Vous pouvez par exemple, créer un article relatif à une taxe particulière à appliquer sur l'article ou sur le groupe d'articles qui précèdent. Bien sûr, la taxe sera automatiquement calculée en fonction des articles préalablement insérés dans le document. Dans ce cas, la macro calculera la taxe selon la formule indiquée et reportera le montant dans la colonne «Prix». Bien sûr, l'objectif consiste à décrire la taxe sous la forme d'une macro une fois pour toutes. Par la suite, il suffit de l'ajouter dans le document sans jamais nécessiter de calculs supplémentaires de la part de l'utilisateur.

Il s'agit du prix de vente de l'article.

Habituellement, il convient d'indiquer le prix unitaire de l'article hors TVA ou TVA comprise en fonction du choix préféré. Il est déconseillé de mélanger des articles dont le prix est entendu hors TVA «HT» et TVA comprises «TTC».

Si vous avez l'habitude d'indiquer des prix «TTC» dans vos factures, il convient d'introduire vos articles avec des prix «TTC» également dans le gestionnaire d'articles. De cette façon, lorsque vous insérerez vos articles dans vos documents, le prix unitaire sera déjà adapté au mode de saisie préféré. Bien entendu, si vous devez produire exceptionnellement un document avec un autre mode de saisie, vous pourrez facilement personnaliser le prix des articles sur le document sans rien changer dans votre gestion d'articles (les modifications dans les documents n'affectent pas la gestion d'articles).

Bien entendu, si vous créez un rapport de ventes d'articles, les montants utilisés pour calculer les chiffres d'affaires seront ceux extraits des documents. Ainsi, si vous personnalisez le prix d'un article sur un document, votre calcul de CA reste exact. De plus il tient compte du mode TVA sur chaque document, ce n'est absolument pas le prix unitaire du gestionnaire d'article multiplié par le nombre d'unités. L'outil «Rapports» tient compte de tous les paramètres de chaque documents pour fournir des résultats conformes à la réalité.

Le prix d'achat de vos articles permet d'évaluer la valeur comptable de votre stock.

Le prix d'achat est également le prix qui est automatiquement sélectionné lorsqu'on ajoute l'article à un document d'achat.

Vous pouvez aussi vous servir de ce prix pour établir un rapport de marge bénéficiaire basé sur les articles d'un document de vente indépendamment du calcul de marge obtenu par le gestionnaire de dossier (qui peut faire la différence entre le montant total des documents de vente et des documents d'achat).

Correspond à l'inventaire des articles en stock. Il s'agit du nombre d'unités physique disponible dans votre stock actuellement (au moment où vous consulter le gestionnaire).

Si l'article n'a pas d'existence physique (un service ou une taxe), vous pouvez laisser cette colonne vide (à zéro).

Bien sûr, un inventaire négatif est une erreur. L'article est mis en évidence et l'utilisateur est invité à rectifier le dénombrement de l'article.

Si l'article a une existence physique, la colonne “Inventaire” est modifiable. Vous pouvez donc, à tous moment, contrôler votre stock et rectifier votre invenataire si le dénombrement théorique ne correspond pas à la réalité.

Il est toutefois intéressant de noter que toute modification est automatiquement enregistrée dans un journal. Si vous souhaitez visualiser l'historique des variations de l'inventaire d'un article, il suffit de le sélectionner puis de cliquer sur l'icône «Historique des mouvement». Vous obtenez un rapport où figure la date et l'heure de chaque mouvement ainsi que les variations enregistrées.

Cette colonne est affectée par les documents de vente qui déterminent les sorties du stock. Ainsi, si vous déduisez des unités sur base des bons de livraison, l'édition d'un bon de livraison permet de déduire les unités indiquées sur le document.

La colonne “Inventaire” est aussi affectée par les bons de réception d'achat effectifs (donc qui ne sont pas fictif - pour assurer la gestion des dossiers et calculer la marge). Un bon de réception d'achat est un document d'achat. Lorsque vous enregistrez un bon de réception d'achat, vous augmentez l'inventaire des articles reçus et vous déduisez ces mêmes articles de la colonne “A recevoir” dont nous parlerons ci-dessous.

Jusqu'où votre inventaire peut descendre avant que le logiciel vous informe d'un risque de rupture ou vous invite à approvisionner le stock.

Notez que si vous introduisez “-1” dans cette colonne, le gestionnaire de stock ne vous informe plus des ruptures potentielles. La gestion de stock pour cet article est désactivée. Vous ne voyez plus l'inventaire puisqu'il n'y en a pas.

Si vous avez désactivé la gestion du stock sur un article par erreur, vous pouvez toujours réactiver ce service en double-cliquant dans la cellule “Stock Min”“ et en remplaçant la valeur ”-1“ par une valeur supérieure ou égale à zéro.

Cette particularité est intéressante pour désactiver la gestion de stock pour les articles (individuellement) qui n'ont pas d'existence physique (les services par exemple).

Il s'agit tout simplement du nombre d'unités qu'il faut commander pour atteindre le niveau minimum prévu en stock (cette colonne n'est pas éditable, elle correspond au calcul : Inventaire - Stock Min).

Il s'agit tout simplement du nombre d'unités que vous avez commandé auprès de votre fournisseur, mais que vous n'avez pas encore reçus pour approvisionner votre stock.

Cette colonne est particulièrement importante pour la gestion théorique et prévisionnelle du stock.

Vous pouvez, comme pour l'inventaire, corriger le nombre d'unité attendue à la réception. Bien entendu, comme dans le cas de la colonne “Inventaire”, vos modifications manuelles seront enregistrées dans le journal des mouvements du stock. Ceci permet de repérer plus facilement les causes d'erreurs et d'améliorer la méthode de travail adoptée par l'utilisateur.

Cette colonne est affectée par les documents d'achat effectifs.

Si vous créez un bon de commande d'achat effectif (entendez «qui n'est pas fictif» juste pour calculer la marge bénéficiaire dans un dossier), les articles du bon de commande s'ajoutent à la colonne “A recevoir”.

Si vous créez un bon de réception d'achat effectif (qui a un effet sur le stock), les articles reçus s'ajoutent à la colonne “Inventaire” mais sont déduit de la colonne “A recevoir”.

En examinant votre liste d'articles, vous remarquerez sans doute que certains articles sont surlignés en orange.

BeDesk attire donc votre attention sur les articles pour lesquels une action de votre part est requise.

Il peut s'agir des articles en rupture de stock. Vous pouvez donc réagir et réaliser les commandes qui vous permettront de réassortir votre stock en conséquence.

Le logiciel peut aussi détecter des erreurs.

Les erreurs sont inscrites en caractères rouge dans votre liste d'articles.

Lorsqu'une erreur est détectée, une boîte de dialogue apparaît et vous signale le problème à l'ouverture du panneau «Articles».

Il est très important de corriger toutes les erreurs rapidement. L'intégrité et la cohérence de votre gestion de stock sont mises en péril. Si vous ne corrigez pas rapidement les erreurs, votre gestion risque d'être faussée.

Bien sûr, lorsque vous comptez les unités d'un article physique de votre stock réel, vous ne pouvez pas descendre en dessous de zéro. Le moins que vous puissiez disposer, c'est une étagère vide, donc zéro unité.

Si vous avez un inventaire négatif, cela signifie que vous avez livré plus d'unités que ce qui est disponible dans votre stock. Si tel est le cas, vous ne pourrez pas livrer les articles du bon de livraison.

Il est donc important de vérifier votre inventaire physique et de corriger le dénombrement dans votre logiciel en conséquence.

Une autre cause d'erreur assez fréquente dans la gestion du stock est souvent due à l'existence de doublons de références. Un doublon de référence est en réalité un article qui utilise la même référence qu'un autre article tout en étant un article différent. Si plusieurs articles différents utilisent le même code de référence, le gestionnaire de stock ne peut plus reconnaître les articles affectés par les mouvements de stock sans ambiguïté. Par défaut, le gestionnaire de stock affecte toujours la première référence trouvée dans la liste. Cette sélection commence dans l'ordre dans lequel les articles apparaîssent dans la liste. Toutefois, on ne peut pas garantir que les articles affectés seront effectivement ceux prévus par l'utilisateur.

Il faut reconnaître que cette erreur est le plus souvent due au laxisme de l'utilisateur qui n'est pas assez rigoureux dans le choix des références pour les articles de son stock. Ce facteur «humain» complique d'avantage le souci car le manque de rigueur peut aussi se traduire par d'autres faiblesses dans le mode d'utilisation de l'outil de gestion.

C'est pourquoi, votre logiciel signale systématiquement les références utilisées plusieurs fois pour des articles différents comme des erreurs.

Si votre liste d'articles comportent de telles erreurs, vous devez rapidement rectifier vos références et éventuellement adapter les documents qui utilisent ces références erronées.

S'il s'agit effectivement d'articles différents, chaque code de référence doivent être différent. Un code ne peut être utilisé qu'une seule fois dans toute votre liste d'articles.

Si vous avez créé plusieurs références du même article pour disposer de plusieurs prix de vente ou de désignations dans différentes langues, il s'agit d'articles synonyme. Vous devez alors uniquement conserver la référence de l'article original sur lequel la gestion du stock a bien lieu. Par contre, toutes les autres références doivent être notées comme «synonymes». Pour cela, il suffit de faire précéder le code de référence de l'article «synonyme» par un point d'exclamation. L'erreur est levée dès lors que les références synonymes sont notées correctement.

Les principales fonctions liées à la gestion des articles sont placées dans la barre d'icônes de gauche.

Si la liste des articles est plus importante, vous pouvez trouver facilement vos articles en utilisant cette fonction. Il suffit d'introduire un mot clé ou une référence pour obtenir une liste de propositions ou directement sélectionner l'article cherché dans la table.

Comme son nom l'indique, cette fonction permet d'ajouter des unités à l'article sélectionné dans la table. Par exemple, si vous venez de recevoir 10 unités d'un article, il suffit de le sélectionner dans la table, de cliquer sur “Approvisionner” et d'indiquer 10. Lorsque vous aurez validé votre saisie, 10 unités auront été ajoutées à l'inventaire de l'article.

Vous pouvez ajouter le nombre d'unité «à recevoir» de l'article sélectionné dans la liste. De cette manière, vous savez combien d'unité ont été commandées auprès de votre fournisseur mais ne sont pas encore arrivées. Lorsque vous utiliserez la fonction “Appovisionner le stok”, la quantité «à recevoir» sera automatiquement diminuée du nombre d'unités reçues.

Ceci arrête la gestion du stock pour l'article actuellement sélectionné. Celui-ci peut donc être considéré comme un service ou un article virtuel.

Ceci active la gestion du stock pour l'article actuellement sélectionné. Celui-ci peut donc être considéré comme une marchandise qui nécessite la prise en charge de l'inventaire et des quantités.

En dessous de la table des articles, vous pouvez voir la barre d'outils d'édition.Cette barre d'outils propose les fonctions qui sont généralement appliquées à l'article sélectionné dans la grille.

Copier l'article sélectionné dans le presse-papier.

Couper l'article sélectionné et placer une copie dans le presse-papier. Contrairement à la fonction “Supprimer”, l'article est coupé même si la ligne n'est pas vide.

Permet d'ajouter un nouvel article.

Modifiez les informations de l'article actuellement sélectionné dans la table.